Faktury scamowe w KSeF. Dlaczego ich ignorowanie to błąd, który drogo kosztuje?

Przeczytaj także: KSeF 2.0 z nowym narzędziem. Jak zgłosić podejrzaną fakturę? Instrukcja krok po kroku

- Wiele firm koncentruje się dziś na prawidłowym wystawianiu faktur w KSeF, a zapomina o regularnej kontroli dokumentów przychodzących. Tymczasem to właśnie tam mogą pojawić się tzw. faktury scamowe – mówi Beata Tęgowska, specjalistka ds. księgowości i płac w Systim.pl. Choć Krajowy System e-Faktur zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, nie eliminuje ryzyka pomyłek i nadużyć. Dlatego przedsiębiorcy powinni wiedzieć, jak rozpoznać podejrzany dokument i co zrobić, gdy trafi on do ich firmy.

Krajowy System e-Faktur ma usprawnić obieg dokumentów i uszczelnić system podatkowy. Jednak wraz z jego wdrożeniem pojawiło się nowe zjawisko, o którym coraz częściej mówią księgowi i przedsiębiorcy – tzw. faktury scamowe. Są to dokumenty wystawione omyłkowo lub celowo na niewłaściwy numer NIP, które trafiają do KSeF mimo że odbiorca nigdy nie zamawiał wskazanych na nich towarów lub usług.

Choć sama obecność takiej faktury w systemie nie oznacza jeszcze problemów podatkowych, jej zignorowanie może prowadzić do nieporozumień, błędów w ewidencji czy konieczności wyjaśnień podczas kontroli. Dlatego eksperci podkreślają, że przedsiębiorcy powinni regularnie monitorować dokumenty pojawiające się w KSeF, a nie ograniczać się wyłącznie do wystawiania własnych faktur.

– W praktyce zdarza się, że przedsiębiorca po raz pierwszy dowiaduje się o istnieniu faktury dopiero wtedy, gdy zauważy ją w systemie. Może to być zwykła pomyłka przy wpisywaniu numeru NIP, ale nie można wykluczyć również prób nadużyć. Dlatego każdą nieznaną fakturę warto dokładnie zweryfikować – wyjaśnia ekspertka Systim.pl.

Szczególną czujność powinny zachować firmy współpracujące z dużą liczbą kontrahentów. Sygnałem ostrzegawczym może być dokument wystawiony przez nieznaną firmę, faktura dotycząca usługi, z której przedsiębiorca nigdy nie korzystał, lub zakup towarów, których nie zamawiał. W takich przypadkach nie należy ujmować dokumentu w księgach ani rozliczeniach podatkowych bez wcześniejszego wyjaśnienia sprawy.

Od 2026 roku przedsiębiorcy mogą zgłaszać podejrzane dokumenty bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Funkcja „Zgłoszenie nadużycia” pozwala poinformować administrację skarbową o fakturze, która budzi wątpliwości lub została wystawiona bez podstawy gospodarczej. To ważne narzędzie, które ma pomóc ograniczać liczbę nieprawidłowości w systemie.

Warto pamiętać, że faktura scamowa nie rodzi automatycznie obowiązków podatkowych po stronie odbiorcy. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy zostanie błędnie zaksięgowana lub uwzględniona w rozliczeniach VAT. Wówczas przedsiębiorca może zostać zmuszony do składania korekt i dodatkowych wyjaśnień.

– KSeF znacząco zwiększa transparentność obrotu gospodarczego, ale nie zwalnia przedsiębiorców z zachowania czujności. Dziś równie ważne jak prawidłowe wystawianie dokumentów jest regularne sprawdzanie tych, które trafiają do firmy. To prosty element kontroli wewnętrznej, który może uchronić przedsiębiorcę przed niepotrzebnymi komplikacjami podatkowymi i księgowymi – podsumowuje ekspertka.