AI zamiast księgowej? 5 kosztownych pułapek, w które może wpaść przedsiębiorca

Przeczytaj także: ChatGPT w firmie: dlaczego zakup licencji to nie wdrożenie sztucznej inteligencji

Już 23% firm w Polsce deklaruje wykorzystanie AI w procesach biznesowych – wynika z raportu PARP. Jednym z obszarów, w których narzędzia AI mogą wspierać codzienną pracę firm, jest przyspieszanie rozeznania w przepisach, np. podatkowych. Problem zaczyna się jednak wtedy, gdy odpowiedź wygenerowana przez model staje się podstawą decyzji dotyczącej podatków, księgowości lub ZUS-u

W rozliczeniach firmowych znaczenie mają szczegóły: właściwa procedura, stosowanie się do aktualnych przepisów czy status podatnika. Pominięcie choćby jednego niezbędnego warunku w ramach rozliczenia może prowadzić do błędnej decyzji, a w konsekwencji do problemów z urzędem skarbowym, ZUS-em lub kontrahentem.

Gdzie łatwo o błędy? Przykład zawieszenia działalności

Ryzyko błędu pojawia się już przy pozornie prostych formalnościach związanych z działalnością gospodarczą. Przykładem może być zawieszenie działalności. Przedsiębiorca, który chce zachować ciągłość zawieszenia, może zapytać AI, kiedy powinien złożyć kolejny wniosek i jak przeprowadzić procedurę.

– Taka odpowiedź może być pomocna na etapie wstępnego rozeznania, ale nie wystarczy do złożenia prawidłowego wniosku. Żeby wniosek został prawidłowo przetworzony, należy w przywołanym przypadku wybrać edycję i zmienić datę końca zawieszenia. Złożenie kolejnego wniosku może spowodować że, urząd lub ZUS może uznać firmę za aktywną. Skutkiem mogą być wezwania do złożenia deklaracji czy konieczność wyjaśnień – mówi Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

Mały ZUS Plus: jeden błędny kod może słono kosztować

Ryzyko pojawia się także przy sprawach związanych z ZUS-em. W przypadku Małego ZUS Plus drobna różnica w nazewnictwie albo niepoprawny kod może mieć poważne skutki finansowe. Model może użyć nieprecyzyjnego pojęcia lub pomylić dwa podobnie brzmiące warianty, a przedsiębiorca bez specjalistycznej wiedzy nie zawsze zauważy błąd.

Jeżeli na tej podstawie podatnik zgłosi się do niewłaściwego planu ZUS, skutkiem może być utrata środków albo konieczność późniejszego korygowania zgłoszenia.

VAT przy sprzedaży auta

Szczególnie trudne są przypadki, w których AI podaje odpowiedź częściowo poprawną, ale pomija jeden z warunków. Tak może być przy sprzedaży samochodu wykorzystywanego w jednoosobowej działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca może zapytać, czy sprzedaż auta może być zwolniona z VAT. Model wskaże część przesłanek, ale pominie istotny element, np. wcześniejsze prawo do odliczenia VAT albo sposób wykorzystania samochodu w firmie. W efekcie przedsiębiorca może błędnie przyjąć, że może sprzedać pojazd bez VAT.

– Decyzja na podstawie częściowo poprawnych informacji może prowadzić do problemów z urzędem skarbowym, konieczności korekty faktury, a nawet sporu z kupującym, który umawiał się na konkretną cenę. W takich sytuacjach nie wystarczy ogólna odpowiedź. Potrzebna jest analiza pełnego kontekstu transakcji – dodaje ekspertka IFIRMA.

Księgowanie kosztu: kluczowe są niuanse

Podobne ryzyko dotyczy pozornie prostych pytań o księgowanie kosztów. Przedsiębiorca może zapytać AI, jak ująć zakup usługi albo fakturę od zagranicznego kontrahenta. Model może przygotować rozbudowaną odpowiedź, ale nie uwzględnić istotnych okoliczności.

Znaczenie może mieć m.in. to, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, czy zakup pochodzi od firmy z UE, czy występuje import usług, czy potrzebny jest aktywny numer VAT-UE i jakie obowiązki wynikają ze statusu podatnika. Bez tych informacji odpowiedź może być przydatna jako punkt wyjścia, ale nie powinna być podstawą finalnego rozliczenia.

Faktura w AI to nie neutralny plik

Coraz więcej narzędzi pozwala analizować faktury, wyciągać z nich podstawowe dane, przygotowywać podsumowania albo wskazywać elementy wymagające weryfikacji. Raport PARP wskazuje, że blisko co trzecia firma wykorzystuje lub planuje wdrożenie AI w zarządzaniu danymi i dokumentami.

Faktura zawiera dane finansowe, biznesowe, a czasem także osobowe. Przed jej przekazaniem do narzędzia AI trzeba więc wiedzieć, gdzie trafiają dane, jak długo są przechowywane, kto może mieć do nich dostęp i czy dokument powinien zostać wcześniej zanonimizowany.

– Nie chodzi o to, żeby całkowicie rezygnować z AI w pracy z dokumentami. Model może pomóc wyciągnąć dane z faktury, przygotować robocze podsumowanie albo wskazać kwestie do sprawdzenia. Nie powinien jednak podejmować decyzji księgowej ani podatkowej, a praca na dokumentach powinna odbywać się w bezpiecznym i kontrolowanym środowisku – dodaje Joanna Łuksza.

Gdzie AI naprawdę pomaga?

AI może być przydatnym narzędziem w codziennej pracy przedsiębiorcy, ale jego rola powinna być jasno określona. Najlepiej sprawdza się tam, gdzie porządkuje informacje, pomaga przygotować pytania albo wskazuje elementy wymagające dalszej weryfikacji.

Przy korzystaniu z AI w sprawach księgowych kluczowe jest ustalenie, gdzie kończy się wsparcie narzędzia, a zaczyna decyzja człowieka. Ekspertka IFIRMA wskazuje kilka zasad, które pomagają zachować tę granicę:

• traktować AI jako wsparcie w przygotowaniu informacji, nie jako źródło finalnej decyzji;
• sprawdzać, czy odpowiedź AI uwzględnia wszystkie istotne warunki;
• weryfikować wyjątki, aktualność przepisów i pełny kontekst sprawy;
• nie przekazywać dokumentów do narzędzi AI bez znajomości zasad ochrony danych;
• tworzyć checklisty i procedury zamiast za każdym razem zaczynać od ogólnego pytania do modelu;
• pozostawiać ostateczną ocenę osobie z odpowiednią wiedzą i odpowiedzialnością.

W księgowości kosztowny błąd często nie wynika z całkowicie błędnej odpowiedzi, ale z odpowiedzi zbyt uproszczonej. Dlatego najbezpieczniejsze podejście brzmi: AI może przygotować przedsiębiorcę do rozmowy ze specjalistą, ale nie zastąpi jej.