Korekta faktury w KSeF - co się zmieniło?

Przeczytaj także: Faktura korygująca w KSeF - kiedy i jak wystawić, co musi zawierać, jak rozliczyć?

Korygowanie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur to dziś znacznie więcej niż wystawienie dokumentu „in minus” lub „in plus”. Nowe zasady mają uporządkować proces rozliczeń i ograniczyć liczbę błędów, ale wymagają od przedsiębiorców dobrej znajomości obowiązujących przepisów. Jak podkreśla Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac w Systim.pl, prawidłowe wystawianie korekt w KSeF pozwala uniknąć problemów z rozliczeniami VAT i usprawnia współpracę z kontrahentami.

Pomyłki na fakturach zdarzają się nawet najlepiej zorganizowanym firmom. Zmiana ceny, udzielenie rabatu, zwrot towaru czy błędnie zastosowana stawka VAT to tylko niektóre sytuacje, w których konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Wraz z obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur zmienił się jednak sposób dokumentowania i rozliczania takich zmian.

Podstawowa zasada pozostaje taka sama - fakturę korygującą wystawia sprzedawca. W KSeF dokument jest automatycznie powiązany z fakturą pierwotną, dzięki czemu cała historia zmian jest przejrzysta i dostępna zarówno dla przedsiębiorcy, jak i administracji skarbowej. To znacząco ogranicza ryzyko pomyłek oraz ułatwia kontrolę obiegu dokumentów.

- KSeF wymusza większą dokładność przy wystawianiu korekt, ale jednocześnie upraszcza cały proces. Przedsiębiorca nie musi już zastanawiać się, czy kontrahent otrzymał dokument - system rejestruje moment jego wystawienia i udostępnienia - wyjaśnia ekspertka.

Faktury korygujące mogą zwiększać wartość sprzedaży („in plus”) lub ją zmniejszać („in minus”). Najczęściej są wystawiane po udzieleniu rabatu, zwrocie towaru, zmianie ceny lub wykryciu błędu w ilości, wartości czy stawce VAT. Jedną z najważniejszych zmian jest uproszczenie rozliczania korekt „in minus”.

W przypadku faktur wystawionych w KSeF przedsiębiorca nie musi już dokumentować potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę. Moment jej wystawienia i udostępnienia wynika bezpośrednio z systemu, co znacząco ogranicza formalności i przyspiesza rozliczenia.

Nowe przepisy przewidują również trzy sposoby korygowania pozycji na fakturze. Pierwszym jest korekta różnicowa, która polega na wykazaniu wyłącznie wartości, o jaką zmienia się dana pozycja. Jeśli przykładowo cena towaru została zawyżona o 100 zł, na fakturze korygującej wskazuje się jedynie tę różnicę, bez konieczności ponownego wpisywania całej pozycji.

Drugim rozwiązaniem jest korekta z wykorzystaniem danych „StanPrzed”, czyli wskazaniem wartości przed zmianą. W tym przypadku na fakturze widoczne są zarówno dane pierwotne, jak i ich prawidłowa wersja po korekcie. Taki sposób jest szczególnie pomocny przy bardziej złożonych zmianach, obejmujących np. jednoczesną korektę ceny, ilości czy stawki VAT.

Trzecią metodą jest storno, które polega na wyzerowaniu błędnej pozycji poprzez wykazanie jej z przeciwną wartością, a następnie dodaniu nowej, poprawnej pozycji. Rozwiązanie to sprawdza się przede wszystkim wtedy, gdy pomyłka dotyczy wielu elementów jednocześnie i łatwiej jest anulować błędny zapis niż poprawiać go krok po kroku.

- Przedsiębiorcy nie muszą samodzielnie zastanawiać się, którą metodę zastosować. W praktyce sposób wystawienia korekty najczęściej podpowiada program finansowo-księgowy. Warto jednak znać różnice między poszczególnymi rozwiązaniami, aby mieć pewność, że dokument został przygotowany prawidłowo - podkreśla Beata Tęgowska.

Coraz częściej korekty dotyczą nie tylko wartości sprzedaży, ale również danych formalnych, takich jak nazwa towaru, numer NIP czy oznaczenie kontrahenta. Dlatego odpowiednio skonfigurowany system księgowy oraz znajomość obowiązujących zasad stają się dziś jednym z kluczowych elementów bezpiecznego prowadzenia działalności.

- KSeF ma uporządkować obieg faktur i ograniczyć liczbę błędów, ale jego skuteczne wykorzystanie zależy przede wszystkim od właściwego przygotowania przedsiębiorców i biur rachunkowych. Im lepiej firma pozna nowe zasady, tym sprawniej będzie przebiegało codzienne fakturowanie i rozliczanie korekt - podsumowuje ekspertka Systim.pl.