Zmiany w VAT od 1 października 2026: uproszczenia i pułapki. Nabywca może zapłacić za cudze błędy

Przeczytaj także: Sejm uchwalił zmiany w VAT. Uproszczenia w JPK_VAT i ochrona przed długami kontrahentów

Rząd zapowiada uproszczenia w VAT, ale dla firm nie musi to oznaczać mniejszego ryzyka. Nowe regulacje mogą sprawić, że przedsiębiorcy będą musieli jeszcze uważniej sprawdzać kontrahentów i dokumentować transakcje. Szczególnie wtedy, gdy po czasie okaże się, że sprzedawca był nierzetelny albo urząd skarbowy zakwestionuje realność usługi. Choć projekt ma ograniczyć część obowiązków administracyjnych, jednocześnie wzmacnia ochronę systemu podatkowego. Jednym z ważnych elementów jest rozszerzenie odpowiedzialności nabywców za zaległości podatkowe nierzetelnych sprzedawców w określonych przypadkach.

Ustawa została uchwalona przez Sejm 17 lipca 2026 r., a 7 sierpnia 2026 r. Senat przyjął do niej uchwałę. Zasadnicza część przepisów ma wejść w życie 1 października 2026 r. Zmiany przewidują m.in. zniesienie części obowiązków administracyjnych, ograniczenie wybranych danych wykazywanych w JPK_VAT, możliwość sprawdzenia statusu podatnika VAT nawet do 5 lat wstecz, wprowadzenie tzw. składu VAT, zmiany w TAX FREE, kasach fiskalnych i mechanizmie podzielonej płatności. Jednocześnie obejmują rozwiązania uszczelniające, w tym dotyczące zasad rejestracji podatników VAT oraz odpowiedzialności nabywców.

- Na pierwszy rzut oka to klasyczny pakiet uproszczeń: mniej obowiązków, danych i formalności. W VAT to może być jednak mylące. Ryzyko przesuwa się na etap zakupów: weryfikację kontrahenta, dokumentowanie wykonania świadczenia i wykazanie, że transakcja miała gospodarczy sens. Firma będzie musiała pokazać nie tylko fakturę, ale cały kontekst transakcji - mówi Tomasz Prokurat, radca prawny, doradca podatkowy i partner w Kancelarii Litigato.

Sama faktura to za mało

VAT od lat jest podatkiem, w którym ryzyko nie kończy się na własnym rozliczeniu. Faktura, przelew i ujęcie transakcji w ewidencji mogą nie wystarczyć, jeśli organ zacznie badać, czy sprzedawca był rzetelny i czy świadczenie rzeczywiście zostało wykonane.

Skoro odpowiedzialność nabywcy ma być rozszerzona, zakupy trzeba oceniać nie tylko księgowo, ale również dowodowo. Znaczenie będzie miało to, czy firma potrafi odtworzyć proces: wybór kontrahenta, potwierdzenie wykonania świadczenia i decyzję o zapłacie.

Szczególnie wrażliwe mogą być usługi związane z oprogramowaniem, doradcze, rachunkowe, reklamowe, badawcze i różnego rodzaju usługi wsparcia. To przy nich organy najczęściej pytają o efekt, zakres prac, osoby zaangażowane, korespondencję, raporty, odbiory i biznesowe uzasadnienie wydatku.

Biała lista nie zastąpi procesu

Możliwość sprawdzenia statusu podatnika VAT nawet do 5 lat wstecz będzie realnym ułatwieniem, zwłaszcza przy kontrolach dotyczących starszych okresów, audytach wewnętrznych albo sporach o status kontrahenta w dniu transakcji.

Nie oznacza to jednak, że wydruk z wykazu rozwiąże każdy spór. Status VAT kontrahenta jest ważny, ale nie przesądza automatycznie o bezpieczeństwie transakcji. Jeżeli organ uzna, że usługa nie została wykonana albo faktura nie odzwierciedla rzeczywistego zdarzenia, samo potwierdzenie rejestracji kontrahenta może okazać się za słabym argumentem.

- Wykaz podatników VAT jest narzędziem pomocniczym, nie jest polisą bezpieczeństwa. Jeżeli organ zakwestionuje realność usługi albo uzna, że faktura nie odzwierciedla rzeczywistego zdarzenia, sama rejestracja kontrahenta do VAT może nie wystarczyć. Dobra wiara podatnika powinna wynikać z dokumentów i decyzji podejmowanych na etapie transakcji - wskazuje Tomasz Prokurat.

To nie tylko VAT, ale organizacja zakupów

Dla wielu firm największym wyzwaniem nie będzie sama zmiana przepisów, ale sprawdzenie, czy procedury zakupowe nadążają za przepisami i oczekiwaniami organów. Zakupy, księgowość i podatki często działają osobno: biznes wybiera dostawcę i odbiera usługę, księgowość ujmuje fakturę, a dział podatkowy widzi ryzyko dopiero przy audycie lub kontroli.

Ryzyko rośnie, gdy dokumentacja zakupowa jest fragmentaryczna: umowa nie odzwierciedla faktycznego zakresu świadczeń, odbiór usługi nie został potwierdzony, raporty mają ogólny charakter, a uzasadnienie wyboru kontrahenta nie jest dostępne. Przy bieżącej obsłudze księgowej takie braki mogą być niewidoczne. W sporze o VAT mogą przesądzić o ocenie należytej staranności.

Czas na przegląd procedur

Firmy, które mają uporządkowane procedury zakupowe, powinny je zaktualizować. Te, które opierają się wyłącznie na fakturze, przelewie i podstawowej weryfikacji kontrahenta, powinny potraktować zmiany jako sygnał do przeglądu. W sporze z organem podatkowym liczyć się będzie nie tylko ewidencja, ale również wykazanie dowodami, że za fakturą stoi rzeczywista transakcja.

VAT może stać się prostszy formalnie, ale bardziej wymagający dowodowo. Dlatego procedury zakupowe warto sprawdzić zanim zrobi to urząd skarbowy.