Kiedy wystawić fakturę w KSeF? Terminy, zasady i wyjątki

Przeczytaj także: Koniec z fakturami z datą wsteczną. Co się stanie, jeśli wystawisz fakturę za kwiecień w maju?

Krajowy System e-Faktur zmienił codzienność przedsiębiorców. Faktury nie są już tylko dokumentami wystawianymi w programie księgowym i przesyłanymi kontrahentowi. Trafiają do centralnego systemu, który nadaje im numer identyfikacyjny i rejestruje moment ich wystawienia. Nie oznacza to jednak, że zmieniła się podstawowa zasada dotycząca terminu fakturowania.

Co do zasady fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jeżeli więc sprzedaż została zrealizowana 20 sierpnia, przedsiębiorca ma czas na wystawienie faktury do 15 września.

- Wprowadzenie KSeF nie zwalnia przedsiębiorców z pilnowania terminów wynikających z ustawy o VAT. Nadal najważniejsze jest prawidłowe ustalenie momentu sprzedaży, wykonania usługi czy otrzymania zaliczki. To od niego zależy, do kiedy należy wystawić dokument - podkreśla Beata Tęgowska.

Warto przy tym pamiętać, że fakturę można wystawić wcześniej. Co do zasady przepisy pozwalają na jej wystawienie nawet 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. W określonych przypadkach obowiązują jednak odrębne zasady, dlatego przy nietypowych transakcjach warto sprawdzić właściwy termin.

Nie wszystkie faktury wystawia się również według zasady „do 15. dnia kolejnego miesiąca”. Szczególne terminy dotyczą m.in. usług budowlanych i budowlano-montażowych, dostaw energii, usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy czy określonych usług finansowych. W tych przypadkach moment wystawienia faktury jest powiązany ze specyfiką konkretnej transakcji.

Osobną kwestią są zaliczki. Jeżeli przedsiębiorca otrzymał całość lub część zapłaty przed wykonaniem usługi albo dostawą towaru, co do zasady fakturę zaliczkową powinien wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał płatność. Także tutaj wcześniejsze wystawienie dokumentu jest możliwe.

KSeF wprowadza natomiast dodatkową kwestię techniczną - tryb, w jakim faktura jest wystawiana. W standardowym trybie online dokument trafia do systemu na bieżąco. W sytuacji problemów technicznych przedsiębiorca może skorzystać z przewidzianych przepisami trybów szczególnych, m.in. trybu offline. Trzeba jednak pamiętać o obowiązku przesłania faktury do KSeF w odpowiednim terminie.

- Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest dziś połączenie dwóch kwestii: terminu podatkowego i prawidłowego przekazania faktury do KSeF. Sam fakt, że dokument został przygotowany w programie księgowym, nie oznacza jeszcze, że wszystkie obowiązki zostały wykonane - zaznacza ekspertka Systim.pl

W praktyce najlepszym rozwiązaniem jest automatyzacja procesu fakturowania. System księgowy może przypominać o terminach, pobierać dane i przekazywać dokumenty do KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi ręcznie kontrolować każdej faktury, a ryzyko opóźnień i błędów jest znacznie mniejsze. KSeF nie zmienia więc zasady, że fakturę trzeba wystawić w odpowiednim czasie - zmienia przede wszystkim sposób jej wystawienia i obiegu. Dlatego firmy powinny dziś pilnować nie tylko daty sprzedaży, ale całego procesu: od powstania obowiązku fakturowania aż po prawidłowe przesłanie dokumentu do systemu.