Dla kogo księgi rachunkowe zamiast PKPiR? Nowy limit pełnej księgowości 2027

Przeczytaj także: Księgi rachunkowe. Nowe limity od 2025 roku

Limit dotyczy m.in. osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek cywilnych osób fizycznych, określonych spółek jawnych oraz spółek partnerskich. Nie dotyczy natomiast np. spółek z o.o., które mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych niezależnie od wysokości przychodów.

PKPiR a pełna księgowość – co faktycznie się zmienia?

Dla przedsiębiorcy prowadzącego obecnie podatkową księgę przychodów i rozchodów zmiana jest znacząca. PKPiR służy przede wszystkim do ewidencjonowania przychodów i kosztów na potrzeby obliczenia podatku dochodowego. Zakres danych jest więc stosunkowo ograniczony.

– Księgi rachunkowe pokazują znacznie szerzej sytuację firmy. Ewidencjonuje się w nich nie tylko przychody i koszty, lecz także m.in. majątek firmy, środki trwałe, należności od klientów, zobowiązania wobec kontrahentów, środki pieniężne czy kapitał. Operacje są ujmowane na odpowiednich kontach księgowych, a na koniec roku na podstawie ksiąg sporządza się sprawozdanie finansowe. W praktyce oznacza to bardziej rozbudowaną ewidencję, większą liczbę obowiązków po stronie firmy i księgowości – wyjaśnia Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

Czy trzeba zgłosić przejście na pełną księgowość?

Jeżeli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z przekroczenia ustawowego limitu, przedsiębiorca nie dokonuje wyboru tej formy księgowości – obowiązek powstaje z mocy prawa. Przy roku obrotowym odpowiadającym kalendarzowemu księgi trzeba otworzyć na 1 stycznia 2027 r., przy czym ustawa przewiduje na ich otwarcie 15 dni.

– Inaczej jest w przypadku przedsiębiorcy, którego przychody są niższe od limitu, ale który chce prowadzić księgi rachunkowe dobrowolnie. Informację o prowadzeniu ksiąg rachunkowych należy wówczas wskazać w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym były one prowadzone. Oznacza to, że przedsiębiorca, który dobrowolnie przejdzie na pełną księgowość od 2027 r., poinformuje o tym w zeznaniu za 2027 r., składanym w 2028 r. – dodaje ekspertka IFIRMA.

Co powinna zrobić firma zbliżają się do limitu?

Przedsiębiorcy, którzy pod koniec 2026 r. będą blisko ustawowego progu, powinni nie tylko monitorować wartość przychodów, ale też odpowiednio wcześniej przygotować się do ewentualnego przejścia na księgi rachunkowe.

Przy rozpoczęciu ich prowadzenia trzeba ustalić i wycenić składniki majątku oraz zobowiązania firmy, które znajdą się w bilansie otwarcia. Oznacza to konieczność uporządkowania m.in. danych o środkach trwałych, należnościach, zobowiązaniach, zapasach i środkach pieniężnych. Dlatego przygotowania systemu księgowego i dokumentacji nie warto odkładać do pierwszych dni stycznia.