Dowód księgowy musi być wydrukowany

Przeczytaj także: Polisa właściciela firmy to nie koszt podatkowy

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

W zapytaniu podatnik wyjaśnił, że zamierza podjąć działalność gospodarczą i zaliczać do kosztów uzyskania przychodów prowizje i opłaty bankowe ponoszone w związku z tą działalnością. Będą one uwzględniane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie dowodów opłat bankowych, sporządzanych tylko w formie elektronicznej i zapisywanych w formie pliku PDF, który będzie posiadał odpowiednią nazwę , na płycie CDR (co uniemożliwi zmianę tego pliku), bez ich drukowania. Podatnik zapytał, czy takie postępowanie będzie prawidłowe? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…)Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz warunki jakim powinny odpowiadać dowody będące podstawą zapisów w księdze określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.). W myśl § 26 w/w rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 roku zapisy w księdze dotyczące wydatków są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 12 – 16.

Zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 2 cyt. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są m. in. dowody wymienione w § 13 w/w rozporządzenia Ministra Finansów, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej wymogi określone w punktach a-d, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Natomiast, zgodnie z § 13 pkt 4 cyt. wyżej rozporządzenia za dowody księgowe uważa się również dowody opłat pocztowych i bankowych.

W przedmiotowej sprawie znaczenie ma § 13 pkt 4 w/w rozporządzenia, uznający za dowód księgowy - dowód opłaty bankowej. Za dowód taki uznaje się także wyciąg bankowy. Wyciąg bankowy jest dowodem księgowym zewnętrznym wystawianym przez bank obsługujący daną jednostkę.

Bank na podstawie art. 728 § 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) jest bezwzględnie zobowiązany do przesyłania posiadaczowi rachunku co najmniej raz w miesiącu bezpłatnie wyciągu z rachunku z informacją o zmianach stanu rachunku i ustaleniem salda, chyba że posiadacz wyraził pisemną zgodę na inny sposób informowania o zmianach stanu rachunku i ustaleniu salda.