Kasowa i memoriałowa metoda rozliczania kosztów firmy

Przeczytaj także: Podatkowa księga przychodów i rozchodów firmy

Art. 22 ust. 5b updof wskazuje, że koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu złożenia zeznania podatkowego, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który składane jest zeznanie.

Art. 22 ust. 5c updof dodaje, że koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że w przypadku metody memoriałowej ustawodawca nakazuje rozliczanie kosztów uzyskania przychodów w podziale na:

• koszty bezpośrednio związane z przychodami danego roku podatkowego (koszty bezpośrednie),
• koszty pośrednie

Do kosztów bezpośrednich należy zaliczyć wszelkie koszty, które można wprost przyporządkować do określonych produktów czy też usług. Koszty pośrednie to natomiast takie, których tak przyporządkować się nie da. Należy pamiętać, że podziału kosztów na bezpośrednie i pośrednie należy dokonywać indywidualnie dla konkretnego stanu faktycznego.

Jak wynika z powyższych przepisów, koszty bezpośrednie odnoszące się do przychodów uzyskanych w danym roku, które zostały poniesione w tym roku podatkowym oraz w latach poprzedzających dany rok podatkowy, rozlicza się w tym roku, w którym został osiągnięty odpowiadający im przychód. Dotyczy to także tych kosztów, które zostały poniesione w następnym roku podatkowym, ale przed złożeniem zeznania podatkowego (nie później jednak niż do upływu terminu złożenia zeznania). Natomiast koszty bezpośrednie poniesione po dniu złożenia zeznania należy rozliczyć w następnym roku podatkowym.

Inaczej jest z kosztami pośrednimi. Te z reguły, podobnie jak przy metodzie kasowej, potrąca się w dacie ich poniesienia. Jeżeli jednak koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, stanowią one koszty uzyskania przychodu proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą, czyli należy je rozbić proporcjonalnie na 2 lub więcej lat.

Wyjątki od reguły

Od powyższych zasad rozliczania kosztów (zarówno metodą memoriałową jak i kasową) istnieją jednak pewne wyjątki określone w ustawie i rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Pierwszym z wyjątków są różnice kursowe. Jak bowiem wskazuje art. 22 ust. 1 w zw. Z art. 24c updof, ujemne różnice kursowe można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich zrealizowania.

Drugim z wyjątków są wydatki związane ze świadczeniami na rzecz pracowników (czyli wynagrodzenia brutto, należności z tytułu podróży służbowych pracowników a także inne świadczenia). Te bowiem uznaje się za koszty uzyskania przychodów w momencie faktycznej ich wypłaty, zapłaty, czy też postawienia do dyspozycji pracownika. Wskazują na to przepisy art. 23 updof.