Tajemnica handlowa a koszty podatkowe firmy

Przeczytaj także: Zakup a koszty firmy gdy faktura od firmującego

Zasady dokumentowania kosztów uzyskania przychodu
Kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.), dalej: updop.

Należy jednak pamiętać, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych nie będzie możliwe bez prawidłowego udokumentowania faktu ich poniesienia.
W zakresie dokumentowania kosztów, spotkać się można z dwoma poglądami.

Pierwszy pogląd jest bardziej restrykcyjny, ale i bezpieczniejszy.

Przepisy updop dotyczące kosztów uzyskania przychodu nie określają zasad, według których powinno być dokumentowane poniesienie kosztów. Należy jednak pamiętać o art. 9 updop, który nakłada na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający możliwość ustalenia wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku. Przepisy wspomnianego artykułu wymagają takiego prowadzenia ewidencji, która umożliwia, m.in. ustalenie wysokości dochodu, którym jest, zgodnie z art. 7 ust. 2 updop, nadwyżka sumy przychodów nad kosztami ich uzyskania, osiągnięta w roku podatkowym.

Oznacza to obowiązek ścisłego przestrzegania zasad obowiązujących w rachunkowości, a w szczególności przepisu, zgodnie z którym za dowód księgowy mogą być uznane tylko prawidłowo wystawione dokumenty. A zatem dowodami poniesienia kosztów nie mogą być np. kserokopie samych rachunków, które nie zawierają informacji o rodzaju wydatków i innych danych niezbędnych do ustalenia związku tych wydatków z przychodem. Za wątpliwe należy uznać również e-maile niepotwierdzone certyfikowanym podpisem elektronicznym.

Zgodnie z drugim poglądem, poniesienie kosztu może być dokumentowane w inny sposób niż wynikający z przepisów o rachunkowości. Spostrzeżenia te opierają się na stwierdzeniu, że ustawodawca nie uregulował szczegółowo kwestii dokumentacji poniesienia kosztów, a art. 9 updop należy stosować tylko „odpowiednio”.

Dowodem poniesienia kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z tym poglądem, może być każdy dokument źródłowy potwierdzający faktyczne poniesienie kosztu, niezależnie od tego, czy stanowi on prawidłowy dowód księgowy. Należy jednak wskazać, iż pogląd ten nie jest powszechnie podzielany.

Bezpieczniejszym sposobem udokumentowania wydatków jako kosztów podatkowych będzie zgromadzenie dokumentacji prawidłowej z uwagi na odrębne przepisy - tj. przede wszystkim przepisy o rachunkowości (w zakresie dowodów księgowych) oraz o podatku od towarów i usług (w zakresie wystawiania faktur).

Wykazanie związku kosztu z przychodem
Ponadto z dokumentów tych powinno również wynikać spełnienie pozostałych warunków do zaliczenia danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu - w szczególności w zakresie wykazania jego związku z przychodem. Związek ten nie musi wynikać z jednego dokumentu, czyli np. faktury VAT, ale wynikać może z zespołu dokumentów, np. wymiana korespondencji, zaproszenie do negocjacji faktura za obiad reprezentacyjny, dalsza korespondencja lub ewentualnie zawarta umowa albo odmowa zawarcia umowy. Z takiego zespołu korespondencji wynikać wówczas będzie, iż dany wydatek, udokumentowany fakturą, miał na celu doprowadzenie do osiągnięcie przez podatnika przychodu - nawet jeżeli ostatecznie tego przychodu nie osiągnął.

W przypadku wydatków o charakterze rzeczowym, takich jak np. kwiaty lub upominki schemat ten należy stosować odpowiednio, tyle, że w treści faktury może być np. wskazane: „zakup kwiatów (innych rzeczy) dla kontrahentów (na potrzeby negocjacji, dla potencjalnych klientów itp.)”

Jak odróżnić reprezentację od reklamy?
Od czasu kiedy w przepisach pojawił się wyraźny podział (od początku 2007 r.) na koszty reklamy, które można zaliczyć do kosztów podatkowych i koszty reprezentacji, które nie są kosztem podatkowym, pojawiło się wiele stanowisk i interpretacji na temat tego, kiedy dany wydatek jest reklamą a kiedy już reprezentacją.

Kierując się wykładnią słownikową (PWN), należy wskazać, iż reklama „to zespół środków stosowanych w celu zainteresowania i zachęcenia do zakupu określonych towarów lub usług, zwrócenia uwagi na danego producenta lub placówkę handlową”.

Reprezentacja natomiast, zgodnie z definicją zawartą w Słowniku języka polskiego PWN, rozumiana jest jako „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną”.

Konkludując: kosztami o charakterze reprezentacji są koszty związane w szczególności z przyjmowaniem i obsługą delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z ich pobytem, koszty imprez artystycznych organizowanych bądź to z okazji przyjęcia delegacji kontrahenta, bądź z okazji uroczystości, zakup kwiatów i innych przedmiotów służących należytej reprezentacji, wartość upominków i nagród rzeczowych służących reprezentacji, itp.

Udokumentowanie wydatków na reklamę a tajemnica handlowa
Pojęcie tajemnicy handlowej, choć pojawia się często w przepisach prawa (w tym także prawa podatkowego - np. w umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania) nie jest jednak w tych przepisach zdefiniowane. W ustawie z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.) zdefiniowane jednak zostało pojęcie zbliżone, czyli tajemnica przedsiębiorstwa.