Wystawianie, przechowywanie i korygowanie e-faktur

Przeczytaj także: E-faktury bez formalnej zgody

3. W jaki sposób przechowuje się e-faktury?

Faktury są wystawiane w co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Wynika to z § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Jednak przepis ten nie ma zastosowania do e-faktur. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast w rozporządzeniu w sprawie e-faktur wskazano, że faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu ich przesyłania przez odbiorcę faktury.

E-faktury - zgodnie z przepisem § 6 rozporządzenia w sprawie e-faktur - mogą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
2. łatwe ich odszukanie,
3. bezzwłoczny do nich dostęp organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Istotne jest to, że e-faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej również poza terytorium Polski, pod warunkiem zapewnienia organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostępu on-line do nich. Przy czym faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Uwaga
E-faktury należy przechowywać - tak jak faktury w formie papierowej - do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

4. Korygowanie e-faktur

Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie m.in. wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej w brzmieniu obowiązującym do dnia 31 grudnia 2010 r., faktury korygujące do e-faktur można było przesyłać w tej samej formie. Jednak w sytuacji gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiały wystawianie i przesłanie dokumentu w formie elektronicznej, podatnik mógł wystawiać ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że faktura korygująca dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Przepis ten pozwalał na to, aby w przypadku konieczności skorygowania e-faktury posłużyć się dokumentem w wersji papierowej. Z jego treści nie wynikało bowiem, by dotyczył on wyłącznie wyjątkowych, jednorazowych i przemijających przeszkód. Zatem stałe ograniczenie systemu informatycznego, który nie przewidywał możliwości obsługi faktur korygujących i duplikatów w formie elektronicznej, był uznany za przeszkodę techniczną w rozumieniu przepisów tego rozporządzenia. W takiej sytuacji dopuszczalne było wystawianie tradycyjnych (tj. papierowych) faktur korygujących.

Podobnie orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 19 listopada 2010 r., sygn. akt I SA/Kr 1483/10. W uzasadnieniu Sąd podkreślił, że podatnik ma prawo do wystawiania papierowych faktur korygujących do faktur wystawianych i przesyłanych drogą elektroniczną, w sytuacji gdy funkcjonalność systemu informatycznego nie przewiduje możliwości wystawiania faktur korygujących w formie elektronicznej. NSA rozpatrujący skargę kasacyjną od ww. wyroku, zgodził się ze stanowiskiem podatnika oddalając skargę (wyrok z dnia 7 lutego 2012 r., sygn. akt I FSK 536/11).

Obecnie rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. nie określa zasad korygowania e-faktur. Również w przepisach rozporządzenia w sprawie faktur nie ma odrębnych regulacji odnoszących się do sposobu wystawiania i przesyłania faktur korygujących do faktur pierwotnie wystawionych w formie elektronicznej. Zatem możemy przyjąć, że korekta faktury elektronicznej może być wystawiona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

5. W jakim terminie odlicza się VAT z e-faktury?

Forma, w jakiej podatnik otrzymuje od kontrahenta faktury VAT (papierowa bądź elektroniczna) pozostaje - w świetle obowiązujących przepisów - bez wpływu na prawo do odliczenia podatku naliczonego, jak i na termin dokonania takiego odliczenia.

Niezależnie zatem od tego, czy podatnik otrzymał dokument w wersji papierowej czy elektronicznej, co do zasady, ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury w rozliczeniu za okres, w którym ją otrzymał, bądź też w rozliczeniu za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Oczywiście warunkiem odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupu z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez podatnika.

Często podatnicy mają wątpliwości jak określić moment otrzymania faktury, w przypadku e-faktury otrzymanej drogą mailową. W takiej sytuacji za moment otrzymania przez podatnika faktury wystawionej w formie elektronicznej należy uznać:

1. moment umieszczenia faktury w archiwum elektronicznym spółki - w przypadku, gdy kontrahent ma podpisaną umowę o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych,
2. moment wejścia wiadomości na serwer pocztowy podatnika - w przypadku braku umowy o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych.

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.