Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (pdof) nakłada pewne
ograniczenia dotyczące zaliczania wydatków związanych z używaniem samochodu
osobowego dla celów prowadzonej działalności gospodarczej do kosztów
uzyskania przychodów.



Kluczowe są tutaj artykuły: 22.1, 22.8, 22a.1 i 23 ustawy pdof, które
zawierają następujące zapisy w interesującej nas kwestii:

"Art. 22.1. Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są
wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem
kosztów wymienionych w art. 23..."

"8. Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych
oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane
wyłącznie zgodnie z art. 22a-22o, z uwzględnieniem art. 23."

"Art. 22a.1. Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące
własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym
zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez
podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością
gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub
innej umowy o podobnym charakterze, zwane środkami trwałymi."

"Art. 23. 1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

...

4) odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad
określonych w art. 22a-22o, w części ustalonej od wartości samochodu
przewyższającej równowartość 10.000 EURO przeliczonej na złote według kursu
średniego EURO ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania
samochodu do używania,

46) poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z
zastrzeżeniem pkt. 36, z tytułu używania nie wprowadzonego do ewidencji
środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność
osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności
gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z
pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za
jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez
właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu
podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, według
określonego wzoru,

47) składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej
ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość
10.000 EURO, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych
ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w
wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia".

Uwaga: w związku ze zmianą zasad opodatkowania stron umów leasingu od dnia
pierwszego października 2001r. do punktu 46 pojawiło się w ustawie
następujące zastrzeżenie

"Przepis ust. 1 pkt 46 nie dotyczy samochodów osobowych używanych na
podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1".

Dodatkowo, od pierwszego stycznia 2002r. kwotę ograniczenia, o którym mowa w
punkcie 4 i 47 podnosi się z 10.000 EURO do 20.000 EURO.



Zapisy te wydają się skomplikowane, ale ich sens można ująć następująco:

Jeśli samochód figuruje w firmowej ewidencji środków trwałych, do kosztów
uzyskania przychodów można zaliczyć wszelkie wydatki związane z jego
eksploatacją, z zachowaniem ograniczenia dotyczącego wysokości odpisów
amortyzacyjnych i składek na ubezpieczenia.

Przykład 1:

Samochód kosztował 100.000 zł, co stanowiło równowartość 25.000 EURO wg
kursu w dniu jego przekazania do użytkowania. Ustalona składka na
ubezpieczenie wyniosła 8.000 zł. W koszt uzyskania przychodu możemy zaliczyć
kwotę:

10000/25000 * 8000 zł = 3200 zł

Ale począwszy od pierwszego stycznia 2002 w koszt zaliczymy kwotę będącą
wynikiem działania:

20000/25000 * 8000 = 6400 zł.

Przykład 2:

Samochód kosztował 80.000 zł, co stanowiło równowartość 20.000 EURO wg kursu
w dniu jego przekazania do użytkowania. Ustalony wg tabeli miesięczny odpis
amortyzacyjny wynosi 1333 zł 33 gr. Do kosztów uzyskania przychodów możemy
zaliczyć kwotę:

10000/20000 * 1333,33 zł = 666,67 zł.

Począwszy od pierwszego stycznia 2002 w koszt zaliczymy całą kwotę:

Bowiem 20000/20000 = 1

Jeśli samochód nie figuruje w ewidencji środków trwałych, w koszty zalicza
się wszelkie prawidłowo udokumentowane, faktycznie poniesione wydatki
związane z jego eksploatacją, ale z jednym zasadniczym ograniczeniem - do
wysokości wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu
pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych
przepisach. Ilość kilometrów wynika z ewidencji przebiegu pojazdu,

Limit ten nie dotyczy od 01.10.2001r. rat opłat czynszu leasingowego, jeżeli
tylko umowa spełnia warunki przewidziane w ustawie. Wydatki związane z
ratami czynszu leasingowego poniesione przed tym dniem poddane są takim
samym ograniczeniom jak wszystkie inne. Warunki dotyczące umów leasingowych
szczegółowo omówione są w dziale poradnika dotyczącym leasingu.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać co najmniej następujące rubryki:

1) nazwisko i imię pracownika oraz adres zamieszkania pracownika
(właściciela) lub nazwa podmiotu gospodarczego (pieczątka)
2) numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika
3) numer kolejny wpisu
4) data wyjazdu
5) opis trasy wyjazdu (skąd - dokąd)
6) cel wyjazdu
7) liczba faktycznie przejechanych kilometrów
8) stawka za 1 km przebiegu
9) wartość
10) podpis pracodawcy (w przypadku prowadzenia ewidencji przez pracownika)
11) uwagi.

Przykład 3:

Samochód nie figuruje w ewidencji środków trwałych. W styczniu 2001r.
przejechałeś i udokumentowałeś w ewidencji przebiegu 3200 kilometrów.
Samochód ma silnik o pojemności 1300 ccm. W styczniu 2001r. stawka za jeden
kilometr przebiegu pojazdu o pojemności silnika powyżej 900 ccm wynosiła
0,6860 zł. Wobec tego do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć kwotę
3200 * 0,6860 zł = 2195,20 zł, oczywiście jeśli posiadamy na tę kwotę
faktury i rachunki związane z eksploatacją pojazdu.

Samochód pracownika

Często zdarza się, że pracownik wykorzystuje swój własny samochód w celach
służbowych do jazd lokalnych. Przysługuje mu wtedy ryczałt, który pracodawca
zalicza do kosztów uzyskania, i który nie stanowi przychodu opodatkowanego
pracownika (ryczałt ten nie podlega również obowiązkowi ubezpieczenia z
tytułu ubezpieczeń społecznych).Ryczałt wypłaca się na podstawie umowy
cywilno-prawnej zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Maksymalna
ilość kilometrów, (którą ustala pracodawca) rozliczana co miesiąc jest
zależna od ilości mieszkańców miejscowości w której pracodawca ma siedzibę i
wynosi:

do 100.000 mieszkańców - 300 kilometrów,
od 100.000 - 500.000 mieszkańców - 500 kilometrów,
powyżej 500.000 mieszkańców - 700 kilometrów.

Przy jazdach zamiejscowych (delegacjach) ryczałt wylicza się przyjmując
faktycznie przejechaną liczbę kilometrów. Te kilometry nie zmniejszają
limitu wynikającego z wielkości miejscowości.

Każdy dzień nieobecności w pracy powoduje zmniejszenie powyższych limitów o
jedną dwudziestą drugą limitu/