Ryczałt samochodowy na jazdy lokalne

Pracodawca może refundować pracownikowi koszty używania prywatnego pojazdu (samochodu, motocykla lub motoroweru) w jazdach lokalnych do celów służbowych przyznając mu ryczałt pieniężny. Należy jednak pamiętać, że ilość kilometrów, za które pracodawca może wypłacić ryczałt, jest limitowana. Ponadto w większości przypadków ryczałt taki jest opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zasada działania kalkulatora:

• W polu "Rodzaj pojazdu/pojemność skokowa silnika" w przypadku samochodu należy wskazać pojemność skokową silnika, w przeciwnym razie wybrać rodzaj pojazdu, w stosunku do którego będzie liczona wartość pieniężna ryczałtu (motocykl lub motorower).
• Następnie należy podać ilość mieszkańców miasta lub gminy, w której pracownik jest zatrudniony (chodzi o miejsce świadczenia pracy, które pracownik ma wpisane w umowie o pracę np. miasto Bełchatów czy gmina Bełchatów, ryczałt przysługuje bowiem tylko za jazdy w ramach miejsca świadczenia pracy podanego na umowie).
• W polu "Ilość kilometrów" pojawi się automatycznie maksymalny limit kilometrów, jaki może być przyznany w ramach ryczałtu dla miejscowości o wskazanej wielkości. Użytkownik w tym miejscu może wstawić dowolną inną liczbę kilometrów (np. w sytuacji, gdy pracodawca przyznał pracownikowi ryczałt na mniejszą liczbę kilometrów bądź gdy mamy do czynienia z zawodami, w których możliwe jest uwzględnianie większej liczby kilometrów). Uwaga: należy podać liczbę pełnych kilometrów.
• W polu "zł/km" zostanie automatycznie podana wartość stawki za 1 km dla określonego wyżej pojazdu. Użytkownik w tym miejscu może wstawić także inną wartość, jeżeli np. zamierza obliczyć wartość należnego ryczałtu dla innej stawki.
• W polu "Ilość dni nieobecności w pracy pracownika" należy podać liczbę dni roboczych w miesiącu, podczas których pracownik był nieobecny z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności. Do dni nieobecności pracownika należy również doliczyć każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych np. w przypadku, gdy samochód czekał w warsztacie na naprawę. Liczba ta nie może być większa niż 22. Podanie ilości dni nieobecności pozwoli na automatyczne zmniejszenie należności, którą należy wypłacić pracownikowi z tytułu używania prywatnego samochodu na jazdy lokalne do celów służbowych.
• Większość ryczałtów za samochód jest opodatkowanych. W polu "Stawka podatku" należy wybrać stawkę, wg jakiej będzie liczony podatek.

Przykład

Pracodawca przyznał pracownikowi miesięczny ryczałt za używanie prywatnego samochodu w jazdach lokalnych do celów służbowych odpowiadający przejechaniu 300 km (pracownik pracuje w miejscowości do 100 000 mieszkańców, jest to więc maksymalny możliwy ryczałt dla tej wielkości miejscowowści). Samochód, którego pracownik używa do celów służbowych ma pojemność skokową silnika 1 200 cm³. Pracownik był w minionym miesiącu na 2-dniowym zwolnieniu lekarskim. Ryczałt ten jest opodatkowany 19% stawką podatku. W celu ustalenia, ile wyniesie wartość ryczałtu, jaką należy wypłacić pracownikowi za miniony miesiąc, pracodawca powinien:

• w polu "Rodzaj pojazdu/pojemność skokowa silnika" wybrać "powyżej 900 cm3" (automatycznie zostanie uzupełnione pole "zł/km"
• zaznaczyć: do 100 000 mieszkańców (automatycznie zostanie uzupełnione pole "Ilość kilometrów")
• pole "Ilość kilometrów" pozostawić bez zmian
• pole "zł/km" pozostawić bez zmian
• w polu "Ilość dni nieobecności w pracy pracownika" wybrać "2"
• w polu "Stawka podatku" wybrać 19%
• kliknąć przycisk "Oblicz"

Uwaga!!!

§ 3 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

1. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca.
2. Limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4:
   1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,
   2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
   3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.
3. Limit, o którym mowa w ust. 1, dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1.500 km.
4. Limit, o którym mowa w ust. 1, dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3.000 km.