Napoje dla pracowników a koszty i przychody podatkowe

Przeczytaj także: Posiłki (profilaktyczne) dla pracowników w podatku dochodowym

Przede wszystkim należy wskazać, iż w powołanych wyżej przepisach ustawodawca nie podał, jakie napoje pracodawca ma swoim pracownikom zapewnić. Kwestia ta została zatem w ich gestii. Niestety niektóre organy podatkowe nie zaliczają do nich wskazanych wyżej artykułów spożywczych, czyli kawy czy herbaty. Pamiętać jednak należy o tym, jakie warunki musi spełniać wydatek, aby był on kosztem podatkowym. Otóż, zgodnie z przepisami ustaw o podatkach dochodowych (zarówno od osób fizycznych jak i od osób prawnych) aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi spełniać łącznie dwa kryteria:

1. musi być poniesiony w celu osiągnięcia lub zachowania przychodu albo zabezpieczenia źródła przychodów
2. nie może być wymieniony w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (znajdują się one odpowiednio w art. 16 ustawy o CIT i art. 23 ustawy o PIT)

Dany wydatek oczywiście musi zostać także racjonalnie poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Do takich wydatków zalicza się między innymi tzw. koszty pracownicze, wśród których dominują oczywiście wynagrodzenia i wszelkie inne gratyfikacje. Nie oznacza to jednak, że nie można tutaj zaliczyć innych świadczeń na rzecz pracowników, a w tym przekazywania im napojów bądź artykułów spożywczych do samodzielnego przyrządzania napojów.

Wydatki takie są jak najbardziej uzasadnione. Zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy (w tym zadbanie, aby posiadali odpowiednią ilość niezbędnych im napojów) wpływa bowiem na ich efektywność i wydajność pracy, a to z kolei przekłada się pośrednio na wydajność firmy. Wydatki takie są zatem jak najbardziej racjonalnie uzasadnione i związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie znalazły się także w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, a co za tym idzie – są dla pracodawcy kosztem podatkowym.

Przychody pracownika

Niestety co do zasady ponoszone przez pracodawców wydatki na rzecz pracowników są w większości przychodem tych ostatnich. Tak też występuje w przypadku dostarczania im napojów czy artykułów spożywczych takich jak kawa, herbata itp. Nie oznacza to jednak, że za każdym razem należy je opodatkować.

Przede wszystkim wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT). Zatem w sytuacji, gdy pracodawcę do danego wydatku na rzecz pracowników obligują przepisy BHP – to co prawda uzyskują oni przychód lecz jest on zwolniony z podatku.

Niestety problem powstaje znowu przy artykułach spożywczych do samodzielnego przyrządzania napoi, czyli herbacie, kawie itp. dostarczanych pracownikom, zarówno na podstawie § 112 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP jak i rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Niektóre organy podatkowe bowiem wskazują, że nie są to napoje, a składniki służące do samodzielnego sporządzania napojów. Tym samym nie mieszczą się w dyspozycji tych przepisów, a co za tym idzie, stanowią przychód pracownika. Jak się zatem bronić przed takimi zarzutami?

Otóż, jak już wskazano wyżej, ustawodawca nie wskazał, jakie napoje pracodawca ma zapewnić swoim pracownikom. Pozostało to w ich gestii. Zakup kawy czy herbaty są składnikami odpowiednich napojów, do zapewniania których pracodawca został zobligowany. Tezę taką łatwiej obronić w przypadku pracowników zatrudnionych w warunkach uciążliwych, którym pracodawca dostarcza napoje na podstawie rozporządzenia rady ministrów z dnia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Tutaj bowiem napoje te powinny być odpowiedniego rodzaju i temperatury. Trudniejsze jest to niewątpliwie w przypadku, gdy pracodawca dostarcza je na podstawie § 112 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP. Ten przepis zobowiązuje bowiem jedynie do zapewnienia wody zdatnej do picia bądź innych napoi. Ten argument może się jednak okazać skutecznym.