Wynajem samochodu: podróż służbowa a koszty firmy

Przeczytaj także: Dojazd do firmy samochodem a koszty uzyskania przychodu

Odpowiedź
Kosztem podatkowym są koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, zabezpieczenia lub zachowania jego źródła z pewnymi wyjątkami. W szczególności, nie stanowią kosztu wydatki związane z użytkowaniem w ramach działalności podatnika samochodów osobowych niestanowiących majątku podatnika w części przekraczającej tzw. kilometrówkę.

Kiedy należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
W przypadku najmu samochodu osobowego nawet na jeden dzień, podatnik wykorzystuje w swojej działalności samochód niebędący jego własnością, a co za tym idzie, powinien prowadzić ewidencję przebiegu takiego pojazdu. Jest to warunek potraktowania kosztów najmu jako kosztu podatkowego Wysokość odliczenia wydatków przysługuje wyłącznie w granicach limitu wynikającego z tzw. kilometrówki.

Co powinna zawierać ewidencja pojazdu?
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd - dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz
• podpis podatnika i jego dane.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wystarczające, aby uznać ją za dowód poniesienia wydatku. Pozwala ona jedynie wyznaczyć granicę wydatków uznawanych za koszt uzyskania przychodów.

A zatem, jeśli w danym miesiącu wydatki na eksploatację samochodu będą niższe niż kwota limitu, niewykorzystana jego część przechodzi na następny miesiąc. W sytuacji odwrotnej - gdy wydatki w danym miesiącu są wyższe niż limit - nadwyżkę tę można uwzględnić w kosztach w następnych miesiącach, jeśli limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu na to pozwoli.

Podstawa prawna: 15 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r., nr 54, poz. 654 ze zm.).


Miesięcznik Koszty w Firmie. W jednej publikacji znajdziesz rozwiązania dotyczące rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin: podatków dochodowych, VAT, ustawy o rachunkowości.