Podróż służbowa samochodem: zakup paliwa

Przeczytaj także: Podróż służbowa samochodem pracownika

Odpowiedź na zadane wyżej pytania będzie różna, w zależności od tego czyją własność stanowi samochód oraz jakiego jest on rodzaju. Dlaczego?

W pierwszej kolejności należy pamiętać, że w celu udzielenia pełnej odpowiedzi nie wystarczy oparcie się jedynie na prawie podatkowym. Podróże służbowe to bowiem termin z prawa pracy, który reguluje Kodeks Pracy oraz rozporządzenia wykonawcze do niego (w zakresie należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowych).

I tak z godnie z §5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Może on tutaj m.in. nakazać podróż koleją, autobusem, samolotem, czy też wskazanym już wyżej samochodem firmowy, a nawet motocyklem. Zgodnie z kolei z § 5 ust. 3 przytoczonego rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.
Jeżeli zatem pracownik wystąpi do pracodawcy z wnioskiem o to, by odbyć podróż służbową samochodem osobowym nienależącym do pracodawcy i zgodę taką otrzyma, temu pierwszemu z tego tytułu przysługuje zwrot kosztów przejazdu w postaci iloczynu przejechanych w celach służbowych kilometrów stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Ma on więc formę ryczałtu – nie zależy od faktycznie poniesionych wydatków (pracownik nie przedstawia pracodawcy np. faktur za tankowane podczas podróży paliwo). Niemniej wartość tak wypłaconych należności pracodawca zaliczy w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej firmy. Trzeba jednak pamiętać, że powyższa wypłata należności pozostaje poza zakresem działania ustawy o VAT (nie ma bowiem tutaj rachunków, z których podatek ten by wynikał), a co za tym idzie, o odliczeniu podatku naliczonego z tytułu tego ryczałtu nie może być mowy.

Zgoła inaczej sytuacja plasuje się w przypadku podróży służbowej odbywanej środkiem lokomocji należącym do firmy (czyli głównie samochodem zaliczonym do środków trwałych). Tutaj bowiem koszty uzyskania przychodu określa się na podstawie faktycznie poniesionych wydatków z tytułu wykorzystywania firmowego samochodu w podróży służbowej. Dowodami takimi są przede wszystkim faktury VAT za tankowane paliwo podczas tej podróży do służbowego samochodu (faktura oczywiście winna być wystawiona na pracodawcę). To one są podstawą do ujęcia kosztu w rachunku podatkowym.

Sytuacja jest bardziej skomplikowana w podatku VAT. O ile bowiem w podatku dochodowym nie występują dodatkowe obostrzenia, tak w tym podatku ustawodawca wprowadził ograniczenia w odliczeniu. Otóż jedynie w stosunku do pojazdów niezaliczonych do „samochodów osobowych” możliwe jest odliczenie podatku naliczonego od nabywanego paliwa służącego do ich napędu (oczywiście o ile służą one wykonywaniu czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług).

Ustawodawca wskazuje przy tym, co należy rozumieć pod pojęciem tych pojazdów, w stosunku do prawo do odliczenia VAT od paliwa nie przysługuje. Chodzi tutaj mianowicie o samochody osobowe oraz inne pojazdy samochodowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony. Ograniczenie to nie ma jednak zastosowanie w przypadku:

1. pojazdów samochodowych mających jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanych na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van;
2. pojazdów samochodowych mających więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u których długość części przeznaczonej do przewozu ładunków przekracza 50% długości pojazdu;
3. pojazdów samochodowych, które mają otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków;
4. pojazdów samochodowych, które posiadają kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu;
5. pojazdów samochodowych będących pojazdami specjalnymi w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku do ustawy z dnia 16 grudnia 2010 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o transporcie drogowym (Dz. U. nr 247, poz. 1652 ze zm.);
6. pojazdów samochodowych konstrukcyjnie przeznaczonych do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą - jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie

Spełnienie wymagań dla pojazdów określonych wyżej w pkt 1-4 stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań.

Aby zatem można było odliczyć podatek VAT z faktur dokumentujących zakup paliwa podczas podróży służbowej odbywanej samochodem firmowym, pojazd ten musi albo mieć dopuszczalną masę całkowitą przekraczającą 3,5 tony albo spełniać jeden z wyżej wymienionych punktów.

W przeciwnym razie VAT-u zawartego w cenie paliwa odliczyć nie będzie można. Stanie się on jednak kosztem uzyskania przychodu w podatku dochodowym.