Wpłacona zaliczka a kasa fiskalna

Przeczytaj także: Kasy fiskalne: zaliczka w sprzedaży internetowej (wysyłkowej)

Zgodnie z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Sprzedażą natomiast jest (art. 2 pkt 22 ustawy o VAT) odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług.

Z kolei to, kiedy powstaje obowiązek podatkowy od sprzedaży, zostało określone w art. 19 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi (art. 19 ust. 1 ustawy o VAT). Jeżeli jednak przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT).

Natomiast § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. nr 108 poz. 948) wskazuje, że podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani m.in. do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz do wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Zgodnie z powyższymi przepisami zatem, otrzymana zaliczka na poczet przyszłej sprzedaży towaru lub usługi od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, podlega rejestracji w kasie fiskalnej z chwilą jej otrzymania.

Art. 29 ust. 2 ustawy o VAT wskazuje, że w takim przypadku podstawą opodatkowania jest kwota otrzymanej zaliczki pomniejszona o przypadającą od niej kwotę podatku (otrzymana zaliczka jest zatem wartością brutto, z której należy wyodrębnić wartość netto oraz podatek VAT).

Oprócz paragonu konieczna także faktura VAT?

Przepisy w zakresie wystawiania faktur VAT znalazły się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 95 poz. 798). § 13 ust. 1 tego rozporządzenia wskazuje, że fakturę wystawia się co do zasady nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli jednak przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi podatnik otrzymał część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy.

Pamiętać jednak należy, iż powyższe dotyczy tylko tych sytuacji, w których podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury VAT. Zgodnie natomiast z art. 106 ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur VAT osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej (w zakresie udokumentowania samej sprzedaży jak i zaliczek), chyba że ci wystąpią z żądaniem o wystawienie takiego dokumentu.

Tym samym, w powyższych przypadkach fakturę VAT wystawia się jedynie na żądanie kupującego towary lub usługi.

Warto także dodać, że wystawienie takiej faktury na żądanie klienta nie zwalnia podatnika z obowiązku zaewidencjonowania otrzymanej zaliczki przy użyciu kasy fiskalnej (wszystkie operacje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej trzeba bowiem – jak podano wyżej – ewidencjonować przy użyciu kasy fiskalnej). W takiej sytuacji mają zastosowanie przepisy § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur. Zgodnie z nim w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik obowiązany jest dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż (zamiarem ustawodawcy przy wprowadzaniu tej regulacji było m.in. uniknięcie podwójnego opodatkowania tej samej czynności). Przepisu tego nie stosuje się jednak do sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy (§ 11 ust. 4 rozporządzenia).

Podsumowując powyższe, w przypadku otrzymania zaliczki od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, na poczet sprzedaży, podatnik czynność tę ewidencjonuje za pomocą kasy fiskalnej w chwili powstania obowiązku podatkowego, czyli jej otrzymania. Nie musi jednak wystawiać z tego tytułu faktury VAT, chyba że nabywca jej zażąda. Wtedy podpina oryginał paragonu fiskalnego do kopii wystawionej faktury.