ZUS i Fundusz Pracy a koszty uzyskania przychodów

Przeczytaj także: Wynagrodzenia i składki ZUS jako koszty firmy w 2009 r.

Rozpatrzmy następującą sytuację: Przedsiębiorca zatrudnia 5 pracowników, którym wynagrodzenia wypłaca do końca danego miesiąca, a składki na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy od tych wynagrodzeń do 15-tego dnia następnego miesiąca. Składki te w finansowanej przez niego części stanowią koszt uzyskania przychodu miesiąca, którego dotyczą. Razem z powyższymi na konto ZUS przelewane są także składki za przedsiębiorcę. Czy w takiej sytuacji i one mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne?

Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że podatnik sam decyduje, czy składki na własne ubezpieczenie społeczne zaliczy do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej czy też odliczy je od dochodu (art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a) oraz ust. 13a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof). Nie dotyczy to jednak składki na Fundusz Pracy. Tę można jedynie uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów.

Z informacji zawartych w przykładzie można wnioskować, że nasz przedsiębiorca składki ZUS zapłacone za siebie uwzględnia w kosztach, a nie odlicza od dochodu.

W takiej sytuacji musi zwrócić uwagę przede wszystkim na art. 23 ust. 1 pkt 55 upfod. Przepis ten stanowi, że nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek. Powyższe ma zastosowanie także do składek na Fundusz Pracy (art. 23 ust. 3d updof).

Co za tym idzie, aby składki ZUS i na Fundusz Pracy mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, muszą być zapłacone. W związku z tym, aby składkę za dany miesiąc przedsiębiorca mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu tego miesiąca, musiałby ją w nim zapłacić, czyli przed wymaganym terminem (przypomnijmy, że składki ZUS za przedsiębiorców płatne są do 10-tego lub 15-tego dnia następnego miesiąca w zależności od tego, czy zatrudnia on pracowników).

Pewne odstępstwo od tej reguły stanowią składki ZUS płacone za pracowników. Tutaj bowiem należy stosować art. 22 ust. 6bb updof. Przepis ten w dużym uproszczeniu mówi, że w przypadku składek z tytułu należności określonych w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy (przede wszystkim wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę) w części finansowanej przez płatnika składek, składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, stanowią one koszty uzyskania przychodu miesiąca, za który należności te są należne, jednakże pod warunkiem ich opłacenia do 15-tego dnia miesiąca następnego. Uchybienie temu terminowi powoduje, że stają się one kosztem uzyskania przychodu w chwili ich faktycznej zapłaty.

Powyższy wyjątek ma zastosowanie do naszego przedsiębiorcy – wynagrodzenie za dany miesiąc wypłaca pracownikom na koniec tego miesiąca, a naliczone z tego tytułu składki do 15-tego dnia miesiąca następnego. Co za tym idzie, składki ZUS czy na FP za np. lipiec, w części przez niego finansowanej, stanowią koszty uzyskania przychodu miesiąca lipca. Jednakże składkę na własne ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy za ten miesiąc (przy założeniu, że płaci ją w miesiącu następnym) zaliczy do kosztów uzyskania przychodu miesiąca sierpnia.

Na zakończenie dodajmy, iż w przypadku prowadzania podatkowej księgi przychodów i rozchodów składki ZUS oraz na Fundusz pracy (pracodawcy oraz pracowników w części finansowanej przez pracodawcę) ujmowane są w kolumnie 13 księgi.