Służbowy samochód prywatnie a przychód pracownika

Przeczytaj także: Umowa o przechowanie auta a przychody podatkowe

Taka sytuacja jest oczywiście dopuszczalna, jeśli jako pracodawca wyrazisz na to zgodę. Musisz jednak wiedzieć, że rodzi ona określone skutki dla pracowników korzystających z samochodów służbowych w prywatnych celach.

Jeżeli Twój pracownik korzysta z samochodu służbowego do celów prywatnych i nie została ustalona odpłatność z tego tytułu, musisz wycenić prawo do korzystania z takiego auta. Wartość ta stanowi nieodpłatne świadczenie, które należy dodać do innych przychodów takiego pracownika ze stosunku pracy.

Jest to konsekwencją definicji przychodu ze stosunku pracy, zawartej w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Za przychód ze stosunku pracy uważa się bowiem również wartość nieodpłatnych świadczeń bądź świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof). Od kwoty takiej oczywiście naliczasz i odprowadzasz zaliczkę na podatek dochodowy.

Wartość tego nieodpłatnego świadczenia stanowi także podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Składki ZUS od tego nieodpłatnego świadczenia, w części sfinansowanej przez Ciebie (pracodawcę), stanowią koszt uzyskania przychodu Twojej firmy.

Pojawia się jednak pytanie, w jaki sposób określić przychód pracownika z tytułu bezpłatnego używania auta.

Urzędy skarbowe prezentują stanowisko, że skoro jest to przychód pracownika ze stosunku pracy, jego wartość należy określić na podstawie art. 11 ust. 2a updof w związku z art. 12 ust. 3 updof. A zatem wartość pieniężną świadczeń nieodpłatnych oraz częściowo odpłatnych ustala się:

• jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców,
• jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu,
• w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy bądź praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

A zatem, jeżeli w Twojej firmie przedmiotem świadczenia są usługi wynajmu samochodów, wartość nieodpłatnego używania służbowego samochodu pracownika ustalasz, stosując odpowiednio ceny usług stosowane dla innych odbiorców Twoich usług.

Natomiast gdy nie prowadzisz tego rodzaju usług (co ma miejsce w większości przypadków), przy ustalaniu takiego przychodu musisz stosować ceny rynkowe obowiązujące przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy tego samego rodzaju i gatunku (art. 11 ust.2a pkt 4 updof).

Uwaga! W praktyce oznacza to, że w celu ustalenia wartości świadczenia, które otrzymuje Twój pracownik, powinieneś przyjąć ceny stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów.

Oczywiście przy takiej kalkulacji musisz wziąć pod uwagę:

• markę udostępnionego samochodu,
• rok produkcji,
• stan techniczny,
• przebieg pojazdu oraz wyposażenie

- i na tej podstawie ustalić, jaką stawkę za dobę należy zastosować w konkretnym przypadku.

Należy dodać, że takie stanowisko prezentuje w przedmiotowej kwestii większość organów podatkowych. Na przykład w interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 30 czerwca 2008 r. (nr ILPB1/415-208/08-2/AMN) czytamy: ,,Użyczenie pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych jest świadczeniem usług. Ustalając wartość udostępnienia samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika należy wziąć pod uwagę markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co Spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika (...)".

PRZYKŁAD:
Firma "ABC" udostępnia pracownikom samochody służbowe. Co do zasady pracownicy wykorzystują je do wyjazdów na spotkania z klientami oraz w podróżach służbowych. Regulamin korzystania z samochodów służbowych przewiduje jednak, że pracownicy mogą korzystać z samochodów w celach prywatnych.

Pracownik dysponuje samochodem służbowym marki Fiat Panda. Stawka dzienna za wypożyczenie samochodu tej marki, a stosowana przez firmę zajmującą się wypożyczaniem samochodów, wynosi 70 zł za dobę. Zgodnie z oświadczeniem pracownika korzystał on z samochodu służbowego 9 dni w danym miesiącu (4 weekendy po dwie doby, czyli razem 8 dób, oraz 22 dni po 1 godzinie, co daje 22 godziny, czyli w zaokrągleniu 1 doba, tj. 9 dób razem).

Pracodawca doliczy do przychodu pracownika kwotę 630 zł (70 zł × 9) i odprowadzi od niej zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne.

Powinieneś mieć na uwadze to, że pracownik jest obowiązany we własnym zakresie dotrzeć do miejsca pracy, a sfinansowanie kosztów dojazdów i powrotów z pracy przez Ciebie (pracodawcę) skutkuje tym, że w większości przypadków u Twojego pracownika pojawi się z tego tytułu przychód podatkowy.

Uwaga! Jeżeli jednak Twój pracownik musi być dyspozycyjny (charakter Twojej działalności wymaga, aby pracownik był dyspozycyjny), możesz na przykład zdecydować się, że miejsce garażowania służbowego samochodu będzie znajdowało się w miejscu zamieszkania Twojego pracownika. I wtedy wartość takich dojazdów do miejsca parkowania nie jest przychodem pracownika.

Musisz jednak pamiętać o tym, aby kwestię miejsca garażowania służbowego samochodu uregulować w umowie o pracę bądź regulaminie korzystania z samochodu służbowego albo w innym dokumencie, który reguluje kwestie udostępniania samochodów służbowych pracownikom. Zaznaczam, że jest to, zdaniem organów podatkowych, konieczny warunek, aby nie wystąpił przychód u Twojego pracownika. Przykładowy zapis w umowie lub regulaminie może wyglądać następująco:
"Pracownik jest zobowiązany do użytkowania samochodu w celu wypełniania obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę. Pracownik zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa samochodu również w ciągu nocy i weekendów. W celu zapewnienia bezpieczeństwa samochodu pracownik powinien parkować lub garażować samochód w miejscu zamieszkania".

Wówczas przejazd z miejsca garażowania do miejsca siedziby pracodawcy, a zatem de facto - dojazd pracownika do pracy - stanowi realizację celu służbowego. A zatem nie jest nieodpłatnym świadczeniem i nie stanowi przychodu ze stosunku pracy.

Potwierdzały to w swoich wyjaśnieniach organy podatkowe. Na przykład dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził w interpretacji indywidualnej z 30 marca 2011 r. (nr IPPB4/415-30/11-4/MP): ,,(...) przydzielenie samochodu służbowego pracownikom i wyznaczenie przez płatnika miejsca garażowania w miejsca zamieszkania tych osób gwarantującym jego bezpieczeństwo, a tym samym stałą gotowość do użytkowania i osiągania przychodu, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy o ile samochody te będą wykorzystywane w celach służbowych. W konsekwencji przejazdy z oraz do miejsca garażowania nie będą również generowały przychodu ze stosunku pracy. Przejazdy oraz parkowanie będą stanowiły realizację celu służbowego jakim jest dbałość o powierzone mienie Spółki".

Organ podatkowy podkreślił przy tym, że przychód podatkowy ze stosunku pracy nie wystąpi u pracowników w przypadku, gdy miejsce parkowania samochodu służbowego zostało im wyznaczone przez podatnika zgodnie z obowiązującym regulaminem.


Czy wiesz jak rozliczać podatki dochodowe? Odpowiedź znajdziesz w poradniku "Podatki dochodowe w praktyce". Znajdziesz w nim porady i praktyczne przykłady dotyczące rozliczeń podatkowych w firmie.