Zatrudnienie cudzoziemca: obowiązki podatkowe pracodawcy

Przeczytaj także: Umowa zlecenie z obywatelami UE w podatku dochodowym

Jak podkreśla w rozmowie z „Gazetą Prawn” Marek Gadach, doradca podatkowy z PricewaterhouseCoopers, podstawowym obowiązkiem zakładu pracy zatrudniającego cudzoziemca jest oczywiście pobieranie zaliczki na podatek lub podatku od wypłaconej mu pensji. Na tym jednak nie koniec.

Cudzoziemcy bowiem przede wszystkim (podobnie jak i Polacy) muszą zostać zgłoszeni dla celów rejestrowych, a co za tym idzie uzyskać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Rejestracji takiej dokonuje się na standardowym formularzu NIP-3. Zgłoszenia tego z reguły dokonuje pracodawca zatrudniający obcokrajowca. Należy jednak pamiętać, że numer NIP nadaje się tylko raz w życiu. Pracodawca powinien się więc, przed wystąpieniem o jego nadanie, upewnić, czy przypadkiem cudzoziemiec numeru tego już nie posiada. Jeżeli sytuacja taka występuje, do rozliczeń wykorzystuje istniejący numer NIP obcokrajowca.

Po przejściu procedury rejestracyjnej pracodawca może zacząć rozliczać podatki od dochodów takiego pracownika. Tutaj – w przypadku umowy o pracę – zasady obliczania zaliczek na podatek są takie same, jak przy zatrudnianiu polskich pracowników. Pracodawca stosuje koszty uzyskania przychodu, oblicza zaliczki wg progresywnej skali podatkowej, które wpłaca do urzędu skarbowego, a po zakończeniu roku sporządza informację PIT-11 w trzech egzemplarzach, z czego jeden zostawia u siebie, drugi przekazuje pracownikowi a trzeci urzędowi skarbowemu.

Problemy mogą się jednak pojawić przy określeniu właściwego urzędu skarbowego dla cudzoziemca. Wszystko będzie zależeć od tego, czy jest on polskim rezydentem. Jeżeli tak, to urząd skarbowy zostanie określony wg jego miejsca zamieszkania w Polsce. Jeżeli natomiast cudzoziemiec nie będzie posiadał polskiej rezydencji, właściwym będzie urząd w danym województwie dla nierezydentów, przy czym ten nie musi się pokrywać z jego miejscem zamieszkania w Polsce.

Brak rezydencji jest niewątpliwie mniej korzystny dla cudzoziemców pracujących np. na umowy zlecenie czy o dzieło (czyli uzyskujących dochody z działalności wykonywanej osobiście). Wtedy bowiem uzyskane dochody podlegają opodatkowaniu 20-proc. zryczałtowanym podatkiem dochodowym, podczas gdy rezydenci są opodatkowani na zasadach ogólnych według skali podatkowej. Oczywiście w takiej sytuacji płatnik (czyli pracodawca) także pobiera podatek bądź zaliczkę na podatek. W związku z tym musi wiedzieć, jaki status w Polsce posiada dany obcokrajowiec, aby zastosować prawidłowo przepisy. Przypomnijmy, że dana osoba jest uznawana za polskiego rezydenta w sytuacji, gdy przebywa w Polsce ponad 183 dni w roku lub posiada tutaj ośrodek interesów życiowych.

Oczywiście cudzoziemcy uzyskujący dochody w Polsce także musza się z nich tutaj rozliczyć (nie wystarczy samo pobranie zaliczki na podatek przez płatnika). Podobnie jak polscy pracownicy, mają na to czas do końca kwietnia następnego roku podatkowego. Jeżeli jednak cudzoziemiec, który nie posiada polskiej rezydencji podatkowej, zamierza wyjechać z Polski w trakcie roku, powinien się z podatku rozliczyć przed wyjazdem. Przy rozliczeniu rocznym także ważna jest rezydencja podatkowa. Rezydenci rozliczają się bowiem w Polsce z wszystkich osiągniętych dochodów, a nierezydenci jedynie z tych, które uzyskali w naszym kraju.