Rozpatrzmy następującą sytuację: Firma wypłaca swoim pracownikom wynagrodzenia za dany miesiąc do 10-tego dnia miesiąca następnego. Wynagrodzenia za wrzesień zostały wypłacone 9 października 2009 r. Składki na ubezpieczenie społeczne z tego tytułu zostały natomiast wpłacone na konto ZUS 15 października 2009 r. W którym momencie należy zaliczyć opłacone składki do kosztów uzyskania przychodów?

Odpowiedzi na postawione w poprzednim akapicie pytanie należy szukać w dodanym z dniem 01 stycznia 2009 r. art. 22 ust. 6bb ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (odpowiednio art. 15 ust. 4h ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Zgodnie z tym przepisem składki z tytułu należności m.in. umów o pracę określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74, z późn. zm.), w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

1. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
2. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d, czyli koszty te rozlicza się według metody kasowej (tj. w chwili ich faktycznej zapłaty).

W naszym przykładzie wynagrodzenie za dany miesiąc są wypłacane/postawione do dyspozycji pracowników w obowiązującym terminie do 10-tego dnia miesiąca następnego, a składki na ubezpieczenie społeczne od tychże finansowane przez pracodawcę za miesiąc październik zostały wpłacone na konto ZUS do 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego wynagrodzenie to dotyczyło (czyli do 15 października). W związku z tym, zgodnie z przytoczonymi przepisami ustawy o podatku dochodowym, nasz podatnik ma prawo zaliczyć zapłacone składki do kosztów uzyskania przychodów już w miesiącu wrześniu 2009 r.

Gdyby zapłata składek nastąpiłaby po 15-tym dniu następnego miesiąca (np. 20 października), nasz podatnik mógłby zaliczyć ten wydatek do kosztów uzyskania przychodów dopiero w miesiącu ich zapłaty.