Dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą są obowiązani (za wyjątkiem form uproszczonych) prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe zgodnie z odrębnymi przepisami. To, kto musi prowadzić księgi rachunkowe reguluje natomiast ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Art. 2 ust. 1 pkt 2 tejże ustawy mówi natomiast, że jej przepisy są obowiązani stosować m.in.:

• osoby fizyczne
• spółki cywilne osób fizycznych
• spółki jawne osób fizycznych
• spółki partnerskie oraz spółdzielnie socjalne

- jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1.200.000 euro. Limit ten przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na dzień 30 września roku poprzedzającego rok obroty.

Wskazane wyżej podmioty gospodarcze będą zatem zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych w roku 2012, jeżeli w roku 2011 przekroczą limit przychodu w kwocie: 1 200 000 euro x 4,4112 zł/euro = 5 293 440 zł

Limit ten jest istotnie wyższy od tego, który obowiązywał rok wcześniej. Wtedy była to bowiem kwota 4 784 400 zł. Wszystko za sprawą wysokiego kursu euro branego pod uwagę przy ustalaniu bieżącego limitu. Tym samym podmioty, które w 2011 r. były zobowiązane prowadzić księgi rachunkowe wskutek nieznacznego przekroczenia tego limitu, a których przychody w tym roku utrzymują się na podobnym poziomie, od 2012 roku będą mogły powrócić do prowadzenia ewidencji uproszczonej (w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych mają wskazane podmioty, których przychód przekracza określony limit. Należy jednak pamiętać, że w przypadku nieprzekroczenia wskazanego limitu, mogą one także dobrowolnie księgi rachunkowe zaprowadzić. Jednakże z uwagi na większe koszty związane z prowadzeniem ksiąg w porównaniu do PKPiR, mało kto na takie rozwiązanie się decyduje.

Warto pamiętać, że we wskazanym wyżej limicie nie uwzględnia się wszystkich przychodów osiągniętych przez podmiot gospodarczy. Dotyczy on bowiem jedynie przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych. Nie mieści się tutaj zatem m.in. przychód uzyskany ze sprzedaży środka trwałego, który jednak jest przychodem z działalności gospodarczej w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Powyższe ma niezwykle ważne znaczenie, tym bardziej, że w przypadku np. nieruchomości przychód uzyskany z ich sprzedaży jest dosyć znaczny i jego błędne zakwalifikowanie do przychodu, od którego zależy obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, może spowodować, że dany podmiot księgi takie zaprowadzi niepotrzebnie.