Odpowiedź eksperta
Termin przedawnienia i moment, od którego rozpoczyna się bieg terminu przedawnienia zależy od rodzaju usługi świadczonej przez spółkę (czy jest to transport krajowy czy międzynarodowy) oraz przyczyny niewykonania postanowień umowy transportu. Przedawnionych wierzytelności co do zasady nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W kwestii VAT, jeśli od daty wystawienia faktur dokumentujących wierzytelności, o których mowa w pytaniu nie upłynęły 2 lata licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, przy spełnieniu określonych warunków spółka będzie mogła skorzystać z tzw. ulgi na złe długi i dokonać korekty podatku należnego wykazanego w tych fakturach.

Kwestia przedawnienia
Ogólny termin przedawnienia roszczeń z działalności gospodarczej uregulowany jest w art. 118 kodeksu cywilnego i wynosi 3 lata. Znajduje jednak zastosowanie, gdy przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Roszczenie musi przysługiwać podmiotom, które profesjonalnie i zarobkowo trudnią się działalnością gospodarczą, natomiast "charakter" osoby zobowiązanej do zaspokojenia wierzyciela nie ma znaczenia. Poza tym roszczenie musi wiązać się wprost z prowadzeniem tej działalności. Przepisem szczególnym w stosunku do roszczeń z działalności gospodarczej jest każdy przepis ustawy (zarówno kodeksowy, jak i pozakodeksowy) przewidujący inny, krótszy termin przedawnienia określonych typów roszczeń.

Bieg przedawnienia rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Jeżeli wymagalność roszczenia zależy od podjęcia określonej czynności przez uprawnionego, bieg terminu rozpoczyna się od dnia, w którym roszczenie stałoby się wymagalne, gdyby uprawniony podjął czynność w najwcześniej możliwym terminie (art. 120 § 1 kodeksu cywilnego).

Z pytania wynika, że spółka świadczy usługi transportowe, zatem w tym przypadku takim przepisem szczególnym może być art. 793 kodeksu cywilnego odnoszący się do przedawnienia, który stanowi, iż roszczenia z tytułu umowy przewozu rzeczy przedawniają się z upływem roku od dnia dostarczenia przesyłki, a w razie jej całkowitej utraty lub jej dostarczenia z opóźnieniem - od dnia, kiedy przesyłka miała być dostarczona.

Przepisami szczególnymi są również w tym przypadku przepisy ustawy prawo przewozowe, które znajdują zastosowanie we wszystkich przewozach krajowych z wyjątkiem lotniczego, morskiego i konnego. Podstawowy termin przedawnienia przewidziany w art. 77 ust. 1 tej ustawy wynosi 1 rok. W zależności od podstawy roszczenia różne są jednak daty rozpoczęcia biegu przedawnienia. Są to m.in. w przypadku utraty przesyłki - dzień, w którym uprawniony mógł uznać przesyłkę za utraconą, w przypadku ubytku, uszkodzenia lub zwłoki w dostarczeniu - dzień wydania przesyłki zaś w przypadku szkód nie dających się z zewnątrz zauważyć od dnia protokolarnego ustalenia szkody. Po dużo krótszym okresie bo zaledwie pod 2 miesiącach przedawniają się roszczenia z tytułu zwłoki w przewozie, która nie spowodowała szkody w przesyłce.

W pytaniu mowa jest o tym, że spółka świadczy usługi transportowe, zatem takim szczególnym przepisem przewidującym krótszy termin przedawnienia będzie w tym wypadku wobec kontrahentów zagranicznych art. 32 ust. 1 Konwencji o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów CMR, podpisana w Genewie 19 maja 1956 r. (dalej: Konwencja) zgodnie, z którym roszczenia, które mogą wyniknąć z przewozów podlegających niniejszej Konwencji, przedawniają się po upływie 1 roku. Jednak w przypadku złego zamiaru lub niedbalstwa, które według prawa obowiązującego sąd rozpatrujący sprawę uważane jest za równoznaczne ze złym zamiarem, termin przedawnienia wynosi 3 lata.

Przedawnienie biegnie:

• w przypadkach częściowego zaginięcia, uszkodzenia lub opóźnienia dostawy począwszy od dnia wydania,
• w przypadkach całkowitego zaginięcia - począwszy od trzydziestego dnia po upływie umówionego terminu dostawy, albo, jeżeli termin nie był umówiony - począwszy od sześćdziesiątego dnia po przyjęciu towaru przez przewoźnika,
• we wszystkich innych przypadkach - począwszy od upływu trzymiesięcznego terminu od dnia zawarcia umowy przewozu. Dnia, wskazanego wyżej, jako wyjściowy dla biegu przedawnienia, nie wlicza się do terminu przedawnienia.

Stosunkowo krótkie terminy przedawnienia nie dotyczą sytuacji, gdy podstawą roszczenia jest wina umyślna lub rażące niedbalstwo przewoźnika - w takim przypadku termin przedawnienia wynosi 3 lata. Wydłużenie okresu przedawnienia może nastąpić również w wyniku złożenia reklamacji przez uprawnionego. Zgodnie bowiem z art. 32 ust. 3 Konwencji pisemna reklamacja zawiesza przedawnienie aż do dnia, w którym przewoźnik na piśmie odrzuci reklamację i zwróci załączone do niej dokumenty. Ponieważ w przepisie nie wskazano maksymalnego okresu zawieszenia, przyjmuje się, że zawieszenie może być bezterminowe, a tym samym nawet po wielu latach od zdarzenia możliwe jest złożenie skutecznego powództwa. Stanowisko takie znajduje potwierdzenie w wyroku Sądu Najwyższego z 22 listopada 2007 r. (sygn. akt III CSK 150/07).

O ile więc w przypadku Konwencji możliwe jest znaczne przedłużenie okresu przedawnienia, o tyle jego konsekwencje są dużo poważniejsze niż w prawie krajowym. Przede wszystkim zgodnie z art. 32 ust. 3 Konwencji fakt przedawnienia sąd ma obowiązek brać pod uwagę z urzędu, gdyż roszczenie przedawnione nie może być podnoszone przez uprawnionego. Nadto roszczenie przedawnione - inaczej niż w prawie polskim - nie może być przedstawiane do potrącenia ani zgłaszane jako zarzut.