Księga przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej

Przeczytaj także: Zmiany w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Otóż mniejsze firmy na potrzeby podatku dochodowego co do zasady prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, z kolei więksi przedsiębiorcy księgi rachunkowe. Przypomnijmy, że te ostatnie bezwzględnie muszą prowadzić osoby prawne. Natomiast w przypadku osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych czy spółek partnerskich, zaprowadzić je trzeba dopiero wtedy, gdy przychody netto tych podmiotów ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro (w 2013 r. limit ten wynosi 4 936 560 zł). Oczywiście przy mniejszej sprzedaży podatnik może postanowić o prowadzeniu ksiąg rachunkowych, jednakże z uwagi na to, że taka ewidencja wymaga poświęcenia większej ilości czasu jak i środków finansowych, mało kto się na nią decyduje dobrowolnie.

Sposób prowadzenia księgi podatkowej określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Rozporządzenie to nakazuje prowadzić księgę wg określonego w nim wzoru, w tym przede wszystkim ją zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty. Zapisów w księdze należy dokonywać w języku polskim i polskiej walucie, w sposób staranny, czytelny i trwały. Rozporządzenie wskazuje także, jak postępować w przypadku korygowania zapisów oraz skreśleń.

Warto przy tym pamiętać, że księgi nie trzeba prowadzić ręcznie – można wykorzystać w tym celu właściwe oprogramowanie komputerowe. W takim przypadku należy jednak pamiętać o kilku dodatkowych obwarowaniach. Te określa §31 przytoczonego wyżej rozporządzenia. I tak w razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych, warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe jest:

1. określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg;
2. stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
3. przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest obowiązany także sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc.

Wydruk taki powinien być zgodny z wzorem księgi określonym w załączniku do rozporządzenia. Jeżeli używany przez podatnika program nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru określonego w tym załączniku, jest on obowiązany założyć księgę w formie zbroszurowanej. Po zakończeniu miesiąca należy w takim przypadku sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z tego wydruku.

Komputer prywatny czy firmowy?
Prowadzenie elektronicznej księgi wymaga oczywiście posiadania odpowiedniego sprzętu, na którym program księgowy zostanie zainstalowany. Niezbędna jest także drukarka bądź inne urządzenie, które pozwoli na drukowanie księgi. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca musi zaopatrywać się w firmowy komputer stacjonarny czy przenośny i drukarkę, jeżeli takich jeszcze nie posiada. Do prowadzenia księgi może on wykorzystywać także swój prywatny komputer. Żaden z przepisów podatkowych nie zabrania bowiem używać w prowadzonej działalności gospodarczej także majątku prywatnego podatnika.