Faktura elektroniczna gdy spełnione określone wymogi

Przeczytaj także: Odliczenie VAT-u z e-faktury i duplikatu na zasadach ogólnych

Podniesiony problem dotyczy sytuacji, w której wnioskodawca wystawia swoim klientom faktury w formie elektronicznej, zdefiniowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz.1119, dalej „rozporządzenie”). Faktury te opatrzone muszą być bezpiecznym podpisem elektronicznym (dalej „podpis elektroniczny”) w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, dalej „ustawa”), i dla swojej ważności powinny zawierać wszystkie dane, które są wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798). Ww. dane dotyczą m.in. spraw z zakresu wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania. Faktury nie muszą natomiast zawierać oznaczenia oryginał/kopia, ponieważ nie można w ich przypadku mówić o egzemplarzach.

Spółki, które chcą wystawiać klientom faktury elektroniczne, zobowiązane są uprzednio uzyskać pisemną zgodę klienta na sporządzanie i otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Czynnościami dokonywanymi w imieniu i na rzecz spółki, które wiążą się z wystawianiem i przekazywaniem ww. faktur klientom oraz wprowadzaniem ich do obrotu prawnego, a także przechowywaniem, powinien zajmować się wykonawca. W związku z powyższym wnioskodawca obowiązany jest założyć i utrzymywać specjalnie dedykowany portal internetowy, który działać powinien na wyodrębnionym serwerze. Serwer ten umożliwi dostarczanie faktur elektronicznych klientom. Dodatkowym wymogiem jest, by serwer utrzymywał skrzynki pocztowe dla każdego z odbiorców faktur. Dostęp do skrzynki, na zasadzie wyłączności, chroniony hasłem i loginem, przysługiwać będzie każdemu klientowi, który wyraził zgodę na otrzymywanie faktur w takiej formie.

Treść interpretacji potwierdza, że obowiązkiem wykonawcy jest wystawienie w imieniu Spółki faktury, a następnie przesłanie jej na dedykowany portal i umieszczenie w taki sposób, by odbiorcy mogli je pobrać z serwera w każdym czasie - każdy swoją fakturę na zasadzie wyłączności. Z chwilą przesłania faktury na serwer, wykonawca zobowiązany jest również przesłać każdemu z odbiorców na jego skrzynkę pocztową wiadomość z informacją o wystawieniu faktury i przesłaniu jej na portal.

Ww. obowiązki dotyczą również wystawiania, przesyłania i przechowywania przez wykonawcę duplikatów faktur korygujących do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej.

Interpretacja rozstrzygnęła, że faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, wówczas, gdy autentyczność ich pochodzenia i integralność z treścią gwarantowane są bezpiecznym podpisem elektronicznym, w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Zgodnie z ww. przepisem, osobą składającą podpis elektroniczny może być osoba fizyczna, która posiada urządzenie służące do składania podpisu elektronicznego. Osoba ta może działać w imieniu własnym, w imieniu innej osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. Definicja osoby składającej podpis elektroniczny, dotyczy wyłącznie osoby fizycznej, w związku z czym stanowisko spółki w powyższym zakresie uznano za prawidłowe.