Aby dany wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej, musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodu z tego źródła bądź do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof).

Niewątpliwie ubezpieczenie OC wykupione dla samochodu wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej powyższą definicję spełnia. Należy tutaj jednak pamiętać o dodatkowym ograniczeniu wprowadzonym przez ustawodawcę w art. 23 ust. 1 pkt 46 updof. Otóż zgodnie z tym przepisem za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W takiej sytuacji podatnik jest zatem obowiązany do prowadzenia kilometrówki i ograniczania zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na używanie samochodu osobowego do wysokości limitu z niej wynikającego.

Dochód podlegający opodatkowaniu ustala się natomiast na podstawie uzyskanych przychodów i poniesionych kosztów. Te ewidencjonuje się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie odpowiednich dowodów księgowych. Wśród tych dowodów ustawodawca wyróżnił m.in. dowody wewnętrzne, które to sporządza przedsiębiorca w celu udokumentowania zdarzeń wymienionych w § 14 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Powyższy przepis nie wskazuje, aby za pomocą dowodu wewnętrznego możliwe byłoby udokumentowanie wydatku związanego z opłaceniem polisy OC samochodu osobowego.

Prawidłowym dowodem ujęcia takiego wydatku w księdze wydaje się być tutaj sama polisa wystawiona przez zakład ubezpieczeniowy. Dowód taki co prawda nie został wprost wymienionych wśród dowodów księgowych będących podstawą zapisów w księdze, jednakże przytoczone rozporządzenie wskazuje, iż dowodami księgowymi są także różnego rodzaju dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dane, które powinny zawierać te dowody, to:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Prawidłowo wypełniona polisa zawiera wszystkie wyżej wymienione informacje.