Faktura e-mailem: termin odliczenia VAT

Przeczytaj także: Faktury VAT: wystawianie a drukowanie

Rozpatrzmy następującą sytuację: 30 marca 2011 r. podatnik otrzymał od kontrahenta pocztą elektroniczną fakturę VAT potwierdzającą zakup towarów (który także miał miejsce w tym miesiącu). Papierowa wersja tej faktury, potwierdzająca jej autentyczność, dotarła do niego natomiast 4 kwietnia 2011 r. W rozliczeniu za który miesiąc podatnik może odliczyć wynikający z niej podatek VAT?

Na wstępie przypomnijmy, że obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, dużo łagodniej od poprzedniego traktuje podatników w zakresie przekazywania faktur drogą elektroniczną.

§3 tego rozporządzenia mówi, że faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, przy czym sama akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

W §4 rozporządzenia ustawodawca wskazał natomiast, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.
Autentyczność pochodzenia faktury została zdefiniowana jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury należy rozumieć, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać. Traktuje o tym §2 ust. 1 przytoczonego rozporządzenia. Z kolei w §2 ust. 2 ustawodawca wskazał, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

We wskazanym wyżej przepisie prawodawca posłużył się sformułowaniem „w szczególności”, dopuszczając tym samym możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, o ile zostaną zachowane odpowiednie przesłanki określone w rozporządzeniu.

Co się tyczy samego odliczenia podatku VAT z takich faktur – ustawodawca nie przewidział tutaj żadnych specjalnych procedur. Zastosowanie mają tu zatem zasady ogólne. Te zostały określone w art. 86. Zgodnie z nimi w większości przypadków podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym fakturę otrzymał bądź w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (oczywiście nie wcześniej jak przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel).

Wracając do naszego przykładu, jeżeli otrzymana w marcu faktura w postaci elektronicznej spełnia wymogi przytoczonego wyżej rozporządzenia, nie ma przeszkód, aby podatnik odliczył z niej podatek już w miesiącu jej otrzymania.