Prawo do odliczenia VAT z faktur elektronicznych

Przeczytaj także: Odliczenie VAT ze skanu faktury

Należy zaznaczyć, że faktura może zostać wystawiona zarówno w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Przy czym przepis art. 2 ust. 32 ustawy o VAT stanowi, że faktura w formie elektronicznej może być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosowanie elektronicznego przesyłu faktur wymaga jednak uprzedniej akceptacji przez odbiorcę takich faktur. Nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur.

Należy również pamiętać o tym, że zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, na podatniku spoczywa obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury za pomocą odpowiedniej kontroli biznesowej, która ustali wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a nabyciem towarów lub usług.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Podatnik powinien więc stosować zabezpieczenia uniemożliwiające modyfikacje treści faktur (np. poprzez zapisywanie faktur w odpowiednim formacie lub szyfrowanie).

Jak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5.06.2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.198.2020.2.PRM przez „kontrole biznesowe” należy rozumieć proces, „za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika”.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturze przysługuje podatnikowi jedynie w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym nie może wystąpić żadna z przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT, wyłączających prawo do odliczenia podatku.
Jeżeli ww. warunki zostaną spełnione podatnik będzie mógł skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturze otrzymanej drogą elektroniczną.

Na prawo do odliczenia podatku naliczonego nie wpływa również fakt otrzymania przez podatnika faktur, które zostały pierwotnie wystawione w formie papierowej, a dopiero po ich zeskanowaniu lub sfotografowaniu zostały przesłane w formie elektronicznej.