Przechowywanie faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej

Przeczytaj także: Elektroniczne archiwum dokumentacji podatkowej dopuszczalne

Dodatkowo podatnicy zobowiązani są do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Warunkiem koniecznym bez względu na wybraną opcję jest zapewnienie wskazanych wyżej warunków, przewidzianych w art. 112a oraz 106m ustawy o podatku od towarów i usług (a więc zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, a także zapewnienia dostępu organom skarbowym oraz kontroli skarbowej, w tym dostępu on-line oraz możliwości poboru i przetwarzania danych w tych fakturach zawartych).

Tym samym skanowanie faktur VAT otrzymywanych i wystawianych przez podmiot oraz ich archiwizacja w postaci elektronicznej przy jednoczesnym zniszczeniu ich wersji papierowej, w jakiej zostały otrzymane lub wystawione jest dopuszczalne.

Celem przechowywania faktur VAT jest funkcja kontrolna przysługująca organom podatkowym i organom kontroli podatkowej. W sytuacji zatem, gdy podmiot planuje digitalizację i elektroniczną archiwizację dotychczas wystawionych/otrzymanych faktur VAT, za okres minimum 5 lat wstecz, a także digitalizację i archiwizację tych faktur VAT, które dopiero otrzyma/będzie wystawiał, istotne jest, by spełniał wymagania określone przepisami obowiązującymi w czasie podjęcia działań mających na celu digitalizacje/archiwizację faktur VAT w formie wyłącznie elektronicznej.

Ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Za istotną przesłankę wykładni omawianych przepisów należy zatem uznać funkcję, jaką pełni konieczność przechowywania kopii faktury. Jak wskazaliśmy powyżej, jest to funkcja kontrolna.

Zatem wykładnia winna ją uwzględniać. Z punktu widzenia funkcji, jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur nie ma przeciwwskazań do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu, bądź tez umożliwienia dostępu on-line do systemu elektronicznego. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak i ekologiczne czy ekonomiczne.