Ryczałt w podatku dochodowym na korzystanie ze służbowego samochodu

Przeczytaj także: Dojazd do pracy służbowym samochodem z podatkiem dochodowym

Ważna dokumentacja

Dla celów dowodowych zalecam następujące zasady ewidencji, które pozwolą wykluczyć uznanie korzystania z pojazdu jako korzystanie w celu prywatnym:

1. Jako dowód odbycia przez pracownika podróży w celach służbowych może służyć wydruk mapy sporządzonej przez nadajnik GPS pojazdu, jeżeli miejsce podróży nie jest miejscem zameldowania lub zamieszkania pracownika.
2. Jeżeli pracownik otrzymuje pojazd służbowy w celu odbycia podróży służbowej od poniedziałku do piątku należy przygotować umowę powierzenia pojazdu oraz wręczyć mu odpowiednie polecenie służbowe na piśmie np. spotkanie z kontrahentem X w mieście Y w dniach od A do Z.
3. Jeżeli pracownik ma korzystać z pojazdu również w weekend np. prowadzi negocjacje w soboty lub niedziele, firma powinna wręczyć mu odpowiednie polecenie służbowe na piśmie a drugi egzemplarz powinien zostać dołączony do akt - umowy powierzenia pojazdu służbowego oraz delegacji.
4. Przy zwrocie pojazdu przez pracownika, korzystającego z auta w celach prywatnych należy sporządzić oświadczenie firmy, że użyczyła pojazdu w danym okresie oraz oświadczenie pracownika, że we wskazanych dniach wykorzystywał pojazd w celach prywatnych.
5. Firma powinna prowadzić ewidencję wykorzystywania pojazdu służbowego przez poszczególnych pracowników np. w formie tabeli, która wskazuje ilość dni oraz kwotę przychodu jaką uzyskał pracownik z tytułu nieodpłatnego korzystania.