Wyżywienie pracowników w pracy w koszty uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Wydatki na usługi cateringowe dla pracowników w kosztach firmy

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka nabywa artykuły spożywcze (herbatę, kawę, cukier, mleko, wodę, soki) i drobne przekąski (ciasto, ciastka, słodycze, kanapki gotowe lub wykonane z zakupionych produktów spożywczych, pączki z okazji tłustego czwartku, owoce).

Tak nabywane poczęstunku są zużywane w trakcie spotkań służbowych pracowników, tj. narad, konferencji, szkoleń, spotkań z kontrahentami, zebrań zarządu itp. Czasem zużywane są one podczas spotkań służbowych z innymi gośćmi, np. przedstawicielami dostawców towarów i usług, np. wdrażających oprogramowanie

Ponadto, w celu zwiększenia komfortu i usprawnienia pracy spółka zamawia też usługi cateringowe i gastronomiczne (w tym także restauracyjne - gdy spotkanie z klientem odbywa się poza siedzibą firmy), zarówno dla pracowników jak i gości uczestniczących w spotkaniach, naradach, szkoleniach.

Spółka zadała pytanie, czy powyższe wydatki stanowią dla niej podatkowe koszty uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Na wstępie należy zaznaczyć, że przedmiotem niniejszej interpretacji jest wyłącznie kwestia możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków o jakich mowa we wniosku poniesionych na rzecz pracowników. W zakresie możliwości uznania powyższych wydatków poniesionych na rzecz kontrahentów wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 2343, dalej: „updop”).

Kliknij, aby powiekszyć

fot. mariolizaola - Fotolia.com

Kanapki i napoje dla pracowników są kosztem podatkowym

Czy w kosztach podatkowych mogą znaleźć się także inne wydatki na wyżywienie pracowników, aniżeli te, do zapewnienia których zobowiązują pracodawcę przepisy BHP? Okazuje się że tak, gdy mają one na celu zwiększenie komfortu i usprawnienie pracy pracowników.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku pomiędzy poniesionym kosztem, a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem źródła uzyskiwania przychodów. Kosztem uzyskania przychodów będą przy tym zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest by wydatek łącznie spełniał następujące przesłanki:
• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, a które nie są wymienione w art. 16 ust. 1 updop.

Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku musi mieć wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu lub zabezpieczenie źródła przychodów. Należy również wskazać, że kosztami mogą być zarówno koszty uzyskania przychodów pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim, tzw. koszty pośrednie) - jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

W tym miejscu należy podkreślić, że to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 updop.

Podkreślić również należy, że wśród kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów są także tzw. „koszty pracownicze” obejmujące m.in. świadczenia wypłacane na rzecz pracowników wraz z narzutami, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety, ale również i inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników, które w sposób pośredni wpływają na zwiększenie ich motywacji do pracy, poprawę jakości wykonywanej pracy oraz zdrowie i samopoczucie.

Zgodnie z art. 232 ustawy z dnia 23 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 1666, z późn. zm.), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650, z późn. zm.), określa obowiązki pracodawcy m.in. w zakresie zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów. Należy wskazać, że ustawodawca nie sprecyzował, jakiego rodzaju mają to być napoje, pozostawiając decyzję w gestii pracodawcy, pod warunkiem, że woda i inne napoje będą dostępne w ilościach zaspokajających potrzeby pracowników w ciągu całej zmiany roboczej.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że dla celów prowadzonej działalności gospodarczej Wnioskodawca nabywa artykuły spożywcze, które są zużywane m.in. w trakcie spotkań służbowych pracowników. Zdarzają się również przypadki, że w celu zwiększenia komfortu i usprawnienia pracy Spółka zamawia catering. Dodatkowo, część artykułów jest również pozostawiana w pomieszczeniach kuchennych z przeznaczeniem do przygotowania napojów przez pracowników we własnym zakresie.

Odnosząc się do powyższego oraz mając na uwadze wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na artykuły spożywcze, napoje, drobne poczęstunki, catering, czy usługi gastronomiczne nabywane na rzecz pracowników stwierdzić należy, że mogą one zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawcy.

Wnioskodawca w opisie zdarzenia przyszłego podkreślił, iż wydatki na artykuły spożywcze, napoje, drobne poczęstunki, czy catering ponoszone w trakcie spotkań służbowych mają na celu zwiększenie komfortu i usprawnienie pracy pracowników. Tym samym przesłanka celowości zawarta w art. 15 ust. 1 updop zostanie spełniona.

Ponadto, wydatki na nabycie artykułów spożywczych pozostawionych następnie do spożycia pracownikom w czasie pracy stwierdzić należy, że mogą one zostać uznane za tzw. „koszty pracownicze”. Wydatki te nie mieszczą się w negatywnym katalogu wydatków nieuznawanych przez ustawodawcę za koszty uzyskania przychodów i nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Mają one wpływ na stworzenie odpowiednich warunków do wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników. Tym samym, jako „koszty pracownicze” spełniają przesłanki zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop.

W świetle powyższego, wydatki na artykuły spożywcze, napoje, drobne poczęstunki, catering, czy usługi gastronomiczne ponoszone na rzecz pracowników Spółki pozostają w związku z działalnością Wnioskodawcy, tym samym mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. (...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów