KSeF po nowelizacji: Okres przejściowy, tryb offline i brak kar do 2026 roku

Przeczytaj także: Firmy czekają. W KSeF wystawiono zaledwie 22 tys. faktur

Geneza zmian

Nowe przepisy dotyczące KSeF są efektem licznych konsultacji przeprowadzonych przez Ministerstwo Finansów z przedstawicielami przedsiębiorców. W toku tych rozmów zgłoszono wiele uwag i propozycji, które znalazły odzwierciedlenie w przyjętym pakiecie zmian. Eksperci Konfederacji Lewiatan podkreślają, że jest to jeden z najlepiej skonsultowanych i przeanalizowanych projektów podatkowych ostatnich lat. Zmiany mają na celu nie tylko ułatwienie wdrożenia systemu, ale także minimalizację ryzyka popełnienia błędów przez podatników.

Najważniejsze zmiany w KSeF

Tryb Offline 24
Jedną z kluczowych nowości jest wprowadzenie na stałe możliwości dobrowolnego korzystania z tzw. trybu Offline 24. Oznacza to, że podatnicy będą mogli wystawiać e-faktury poza systemem KSeF w przypadku problemów technicznych, takich jak brak dostępu do Internetu. Rozwiązanie to ma na celu zapewnienie ciągłości obrotu gospodarczego i wyeliminowanie ryzyka przestojów w działalności firm.

Ułatwienia dla małych firm
W odpowiedzi na potrzeby mikroprzedsiębiorców, od kwietnia do grudnia 2026 roku wprowadzono okres przejściowy, w którym firmy o miesięcznych obrotach do 10 tys. zł nie będą zobowiązane do wystawiania e-faktur. To rozwiązanie ma na celu wsparcie najmniejszych podmiotów, które mogą być zagrożone wykluczeniem cyfrowym i nie dysponują odpowiednim zapleczem technologicznym.

Odroczenie kar
Kolejnym udogodnieniem jest odroczenie stosowania kar za błędy w zakresie KSeF aż do końca 2026 roku. Daje to podatnikom dodatkowy czas na prawidłowe wdrożenie nowych obowiązków bez ryzyka ponoszenia odpowiedzialności finansowej za ewentualne pomyłki. To ważny krok w kierunku bezpiecznego i stopniowego dostosowania się firm do nowych przepisów.

Skrócenie terminu zwrotu VAT
Wraz z wejściem w życie KSeF skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Dzięki temu podatnicy szybciej otrzymają środki z urzędu skarbowego, co poprawi ich płynność finansową i ułatwi bieżące zarządzanie firmą.

Znaczenie zmian dla przedsiębiorców

Wprowadzone zmiany to realne ułatwienia, szczególnie dla najmniejszych firm, które często nie posiadają własnych działów księgowości czy IT. Okres przejściowy i tryb offline pozwalają na łagodniejsze wejście w nowy system i ograniczają ryzyko wykluczenia cyfrowego. Brak kar do końca 2026 roku daje przedsiębiorcom czas na naukę i dostosowanie się do nowych wymogów, a szybszy zwrot VAT pozytywnie wpłynie na ich płynność finansową.

Wyzwania i rekomendacje

Eksperci Konfederacji Lewiatan zwracają uwagę, że sukces wdrożenia KSeF zależy od skutecznej kampanii informacyjnej skierowanej do firm, zwłaszcza tych najmniejszych. Wielu właścicieli nie ma jeszcze wystarczającej wiedzy na temat funkcjonowania systemu, jego wymogów technicznych czy skutków prawnych. Brak odpowiedniej promocji i edukacji grozi opóźnieniem w dostosowaniu się do przepisów oraz ryzykiem kar i problemów w codziennym prowadzeniu działalności.

Kampania informacyjna powinna zawierać jasne i proste instrukcje oraz materiały edukacyjne, które pomogą przełamać bariery technologiczne. Równie ważne są objaśnienia podatkowe wydane przez Ministerstwo Finansów, które rozwieją wątpliwości dotyczące praktycznych aspektów korzystania z KSeF.

Jasne wytyczne zminimalizują ryzyko błędów i niepewności po stronie przedsiębiorców, a także ułatwią przygotowanie się księgowym, doradcom podatkowym i dostawcom oprogramowania do nowych realiów prawnych.

Podsumowanie

Zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur to efekt wzorcowych konsultacji społecznych i otwartości na potrzeby przedsiębiorców. Wprowadzone udogodnienia mają ułatwić wdrożenie systemu i ograniczyć ryzyko problemów w pierwszym okresie jego funkcjonowania. Kluczowe dla sukcesu reformy będzie jednak skuteczne wsparcie informacyjne i edukacyjne, które pozwoli wszystkim firmom – niezależnie od wielkości – sprawnie wejść w nową rzeczywistość podatkową. Konfederacja Lewiatan zapowiada dalsze monitorowanie procesu i wsparcie przedsiębiorców na każdym etapie wdrażania zmian.