Podatnicy popełnią poważne błędy w stosowaniu ulg B+R. Jak ich uniknąć?

Przeczytaj także: Ulga B+R: zgodnie z przepisami można odliczyć nawet 300% jednego wydatku

Problemy nie tylko z identyfikacją

Ulga badawczo-rozwojowa co do zasady jest rozwiązaniem korzystnym dla podatnika. Jednak niewłaściwe jej zastosowanie może skutkować negatywnymi konsekwencjami. Pierwszym problemem, który pojawia się na drodze do skorzystania z tej opcji, jest sama identyfikacja działalności badawczo-rozwojowej. Definicja zawiera bardzo ogólne pojęcia. W związku z tym niezbędne jest posiadanie aktualnej wiedzy z tego zakresu. Trzeba być zatem świadomym tego, jak działalność B+R interpretują i rozumieją organy podatkowe, a także jakie koszty podlegają odliczeniu. Brak należytej staranności na tym etapie niesie wysokie ryzyko dokonania nieuzasadnionych odpisów podatkowych lub odliczenia zaledwie części poniesionych kosztów, co ogranicza korzyści, które można uzyskać dzięki uldze.

Problematyczna dla wielu osób jest również kwestia dokumentacji. Podatnicy, którzy chcą odliczyć ulgę B+R, mają obowiązek wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych w swojej ewidencji księgowej. To stwarza pewne trudności, ponieważ przepisy ustaw nie zawierają szczegółowych wytycznych dotyczących sposobu prowadzenia ewidencji księgowej.

Kłopotliwe może okazać się też rozliczenie wydatków osobowych, które są jednymi z najczęściej rozliczanych kosztów kwalifikowanych. Podstawą do ich kalkulacji jest prowadzona ewidencja czasu pracy poświęconego na działalność badawczo-rozwojową. Przedsiębiorca musi określić proporcję czasu pracy faktycznie przeznaczanego na działania B+R w stosunku do ogólnego czasu pracy w danym miesiącu. Przy rozliczaniu tych kosztów należy zachować szczególną dokładność. Trzeba również przeanalizować, które koszty związane z zatrudnieniem pracowników mogą podlegać odliczeniu. Tu pojawia się wiele wątpliwości, np. wynagrodzenie za godziny nadliczbowe czy za czas urlopu.

Organy podatkowe najczęściej decydują się na przeprowadzenie czynności sprawdzających, rzadziej dochodzi do kontroli skarbowej. W pierwszym z ww. przypadków podatnik może zostać poproszony o przedstawienie np. ewidencji czasu pracy pracowników zaangażowanych w prace badawczo-rozwojowe czy potwierdzenia zakupu materiałów, surowców, sprzętu specjalistycznego oraz wszelkich usług kwalifikujących się do ulgi (zamówienia, faktury etc.). Kontrolerzy mogą domagać się pełnej dokumentacji projektów B+R, aby zweryfikować, czy realizowane projekty rzeczywiście spełniają kryteria działalności badawczo-rozwojowej określonej w ustawie. Działania organów mają na celu także sprawdzenie, czy podatnik uwzględnił jedynie te koszty, które można zgodnie z przepisami uznać za kwalifikowalne w ramach ww. ulgi.

Koszty pod lupą

Dla przedsiębiorcy korzystającego z ulgi B+R kluczowe jest, aby ponoszone koszty, związane z działalnością badawczo-rozwojową, były zgodne z definicją kosztów uzyskania przychodów i przepisów ustaw o podatkach, a także nie zostały mu zwrócone w żadnej formie. Dodatkowo, te koszty muszą być szczegółowo wymienione w katalogu kosztów kwalifikowanych do ulgi B+R, co obejmuje trzy główne kategorie.

Pierwszą z nich są koszty osobowe, obejmujące wydatki związane z pracownikami, których praca bezpośrednio wspiera działalność badawczo-rozwojową. Do tego zakresu należą m.in. wynagrodzenia, składki i inne świadczenia pracownicze. Od stycznia 2022 roku przedsiębiorca może skorzystać z 200% odliczenia wydatków na te cele.

Drugą kategorią są koszty materiałowe, obejmujące wydatki na nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z działalnością B+R. Do tej grupy zalicza się również koszty podstawowych usług komunalnych, takich jak woda czy elektryczność. Oczywiście warunkiem jest to, że są one niezbędne do prowadzenia badań i są odpowiednio udokumentowane.

Natomiast trzecią kategorią są odpisy amortyzacyjne. One dotyczą środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w działalności B+R. W przypadku, gdy są stosowane zarówno do B+R, jak i do innej działalności, koszty kwalifikowane obejmują tylko tę część odpisów, która odpowiada wykorzystaniu w B+R. Przy tym odpisy od samochodów osobowych oraz od budowli, budynków i lokali nie są zaliczane do kosztów kwalifikowanych.

Oprócz tych trzech głównych kategorii, do kosztów kwalifikowanych zaliczane są też inne wydatki. Mowa tu m.in. o korzystaniu z aparatury naukowo-badawczej, nabyciu sprzętu niebędącego środkiem trwałym, kosztach związanych z uzyskaniem i wykorzystywaniem patentów czy praw ochronnych na wzór użytkowy, a także wydatkach na ekspertyzy, opinie czy usługi doradcze. Wszystkie te koszty muszą być rzetelnie udokumentowane, aby spełnić wymogi ulgi B+R.

Unikanie błędów i bezpieczeństwo

Z doświadczenia można powiedzieć, że podatnicy korzystający z ulgi B+R często popełniają błędy w identyfikacji kosztów kwalifikowanych. Najwięcej firm odlicza koszty wynagrodzeń. Tutaj jednak trzeba pamiętać o tym, że płace pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, umowę zlecenie czy umowę o dzieło spełniają definicję kosztów kwalifikowanych. Natomiast nie podlegają odliczeniu, w ramach ww. ulgi, wynagrodzenia wypłacane osobom współpracującym na zasadzie B2B.

W umowach o pracę, zlecenia lub o dzieło zaleca się zawarcie informacji o tym, że pracownik jest zatrudniony również (ewentualnie wyłącznie) w celu realizacji prac badawczo-rozwojowych. Taki zapis może obejmować także przydzielenie danej osobie stanowiska związanego z działaniami badawczo-rozwojowymi. Jednocześnie, pracodawca powinien zobowiązać pracownika do prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy, który jest poświęcony na wykonywanie prac B+R. Takie zestawienie powinno umożliwiać precyzyjne odseparowanie czasu przeznaczonego na prace badawczo-rozwojowe od innych obowiązków pracownika.

Ustawodawca nie narzuca przedsiębiorcom konkretnej formy, ani sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy. Pozostawia on pełną dowolność w wyborze narzędzi i metod. Wystarczającym może być prowadzenie zestawienia w arkuszach kalkulacyjnych, na przykład w programie Microsoft Excel. Warto jasno określić, jakie czynności są uznawane za pracę badawczo-rozwojową i jakie są oczekiwane standardy w prowadzeniu tej ewidencji.

Innym popularnym błędem jest rozliczanie w ramach ulgi wydatków na ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne nabyte od niekwalifikowanych podmiotów. Część podatników uwzględnia usługi (np. malowanie), które nie podlegają rozliczeniu w ramach ulgi. Zdarza się też rozliczanie jako kosztów osobowych wydatków na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

W celu uniknięcia ewentualnych problemów podatnicy powinni przeprowadzić audyt kosztów ulgi B+R. Takie działanie pozwoli na sprawdzenie, czy w ramach ulgi nie ma wydatków, które nie stanowią kosztów kwalifikowanych. Ponadto zidentyfikuje, czy pewne kategorie kosztów nie zostały niepotrzebnie pominięte. W celu zapewnienia bezpieczeństwa podatkowego warto również wystąpić z wnioskiem o indywidualną interpretację podatkową, w której Dyrektor KIS potwierdzi możliwość skorzystania z ulgi B+R dla konkretnego projektu. Zastosowanie się do uzyskanej interpretacji uchroni przedsiębiorcę przed negatywnymi konsekwencjami podatkowymi, nawet w przypadku, gdy organy kontrole uznają sposób postępowania za nieprawidłowy.

Autor: doradca podatkowy Ewa Flor z Kancelarii ATL Accounting & Payroll