Księga podatkowa musi być rzetelna i niewadliwa

Przeczytaj także: Elektroniczna podatkowa księga przychodów i rozchodów

W razie wizyty urzędu skarbowego przedsiębiorca musi liczyć się z tym, że urzędnicy kontrolujący ewidencję dużo uwagi poświęcą nie tylko weryfikacji czy księga jest prowadzona w sposób niewadliwy i rzetelny, ale też uważnie przyjrzą się dokumentacji wydatków, które przedsiębiorca zaliczył do kosztów uzyskania przychodów. Nie należy się temu dziwić, gdyż to właśnie te wydatki decydują o ustaleniu wysokości zobowiązania podatkowego.

Rozporządzenie dokładnie określa jak należy dokumentować koszty w księdze podatkowej. I tak, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są (§ 12 ust. 3 rozporządzenia):

• faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, lub
• inne dowody, m.in. dzienne zestawienia dowodów, noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, które stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierają co najmniej:
  1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Warto nadmienić, że, podobnie jak zapisy w księdze, dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, a jego treść musi być pełna i zrozumiała; dopuszczalne jest stosowanie jedynie skrótów ogólnie przyjętych. Jeżeli kwoty podane występują tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Ewentualne błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie skreślając niewłaściwie napisany tekst lub liczbę, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisując tekst lub liczbę właściwą. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej.

Wskutek postępującej komputeryzacji, wielu przedsiębiorców decyduje się iść z duchem czasu i prowadzić księgę podatkową w postaci elektronicznej. Taka forma dokumentacji jest również obwarowana pewnymi wymogami, których spełnienie jest konieczne, aby fiskus uznał księgę za prawidłową.

Zgodnie z § 31 ust. 1 rozporządzenia, niezbędne jest, aby instrukcja programu komputerowego, używanego do prowadzenia księgi była szczegółowo określona na piśmie. Ponadto stosowany program komputerowy musi zapewniać bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi. Ustawodawca obliguje również do przechowywania zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Przedsiębiorcy, którzy wbrew istniejącemu obowiązkowi nie prowadzą, nie przechowują lub prowadzą księgę w sposób nierzetelny, podlegają karze grzywny, określonej przez kodeks karny skarbowy, w wysokości do 240 stawek dziennych. Rozpiętość wysokości stawki dziennej w 2008 roku kształtuje się pomiędzy 37,53 a 15 012 zł.