Użyczony samochód a koszty firmy

Przeczytaj także: Ryczałt na jazdy lokalne dla pracownika w koszty firmy

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą na własne nazwisko. W podatku dochodowym korzysta z opodatkowania podatkiem liniowym, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą uproszczoną. W działalności tej wykorzystuje motocykl będący środkiem trwałym. Zamierza dodatkowo wykorzystywać także samochód osobowy (jako że motocykl wykorzystywany jest sezonowo) na podstawie umowy użyczenia. W jej ramach będzie zobowiązany do pokrywania we własnym zakresie kosztów jego eksploatacji (tj. m.in. kosztów paliwa, ubezpieczenia, przeglądów, serwisu oraz napraw itp.). Zadał pytanie, czy wydatki na eksploatację tego samochodu (w tym nieodliczony podatek VAT) będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów do wysokości limitu określonego kilometrówką? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodu są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła.

Aby zatem dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

* musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
* nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,
* musi być należycie udokumentowany.

Do zaliczenia określonego wydatku do kosztów uzyskania przychodów przesłanka związku z przychodem (zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła) nie jest przesłanką wystarczającą. Istotne jest również czy określony wydatek nie mieści się w katalogu wyłączeń (pomimo związku z przychodem) zawartym przez ustawodawcę w art. 23 ust. 1 powoływanej ustawy.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W myśl przepisu art. 23 ust. 5 wyżej cytowanej ustawy przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 23 ust. 7 ustawy).