Wydatki na ubezpieczenie a koszty firmy

Przeczytaj także: Księgi rachunkowe: przejście na PKPiR a koszty pośrednie

Wydatki na wykupienie polis ubezpieczeniowych dotyczących składników majątku jak najbardziej stanowią koszty uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej. Ubezpieczenie to ma bowiem uchronić firmę przed negatywnymi zdarzeniami, których nie da się przewidzieć (pożar, kolizja drogowa, kradzież itp.). Wydatki te zaliczają się do tzw. kosztów pośrednich.

Powyższe oznacza, że zgodnie z art. 22 ust. 5c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (podobnie jest w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych), iż koszty te są potrącalne w dacie ich poniesienia, przy czym gdy dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Co za tym idzie, wydatek związany z umową ubezpieczenia zawartą na rok niepokrywający się z rokiem podatkowym należy go przyporządkować proporcjonalnie do każdego roku, którego on dotyczy (np. wydatek z tytułu umowy ubezpieczenia zawartej na okres od 17 sierpnia 2010 r. do 16 sierpnia 2011 r. należy proporcjonalnie zaliczyć do kosztów roku 2010 za okres 17.08-31.12.2010 i roku 2011 za okres 01.01-16.08.2011).

Na tym jednak nie koniec. Jak bowiem doprecyzowuje powyższe art. 22 ust. 5d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów (z pewnymi wyjątkami niemającymi tutaj zastosowania), uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Co za tym idzie, koszt wykupionej polisy ubezpieczeniowej należy ujmować w podatkowych kosztach uzyskania przychodu w tych samych okresach, co dla celów bilansowych. Sposób ich rozliczenia dla celów bilansowych zależy natomiast od określonych w polityce rachunkowości zasad rozliczania kosztów w czasie, przy ustalaniu której dana jednostka powinna się kierować tzw. zasadą istotności.

Dla celów bilansowych koszty polis stanowią bowiem także koszty pośrednie, które co do zasady ujmuje się w kosztach w dacie ich poniesienia. Jeżeli jednak dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych, należy je rozliczać w czasie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jak stanowi art. 39 ust. 3 ustawy o rachunkowości, odpisy rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien jednak być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.

Wydatki zakupionych polis należy zatem ująć na koncie „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Co istotne, nie ma tutaj znaczenia sposób uregulowania zapłat za te polisy (jednorazowo bądź w ratach). Następnie koszty polis mogą być rozliczane w okresach miesięcznych (poprzez podzielenie wydatku na ilość miesięcy, na jaką polisa została zawarta i odnoszeniu w koszty w każdym miesiącu takiej samej wartości z polisy) bądź (gdy zdaniem jednostki koszt taki nie będzie wywierał istotnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz jej wynik finansowy) z zastosowaniem uproszczenia (na co zezwala art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości), zgodnie z którym wydatek z tytułu nabycia polisy dotyczący danego roku zostanie odpisany w ciężar kosztów jednorazowo, a gdy dotyczyć ona będzie więcej niż jednego roku, jednorazowo w ciężar kosztów zostanie odniesiona ta jej część, która przypada na dany rok, a koszty dotyczące lat następnych będą ujmowane jednorazowo w styczniu tych poszczególnych lat.