Elektroniczna archiwizacja dokumentów a koszty uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Skany faktur jako dokumenty potwierdzające koszty podatkowe

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca księguje koszty na podstawie dowodów źródłowych w postaci wystawianych przez kontrahentów faktur, faktur korygujących, rachunków, rozliczeń podróży służbowych itp. Ponieważ spółka się rozwija, rośnie też liczba takich dokumentów, które po ich otrzymaniu (w wersji papierowej bądź elektronicznej, przy czym te ostatnie są drukowane) są dekretowane i wprowadzane do systemu księgowego.

Obecnie spółka przechowuje wszystkie otrzymane dokumenty zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej (obrazy zapisane na serwerze). Archiwum dokumentów papierowych znajduje się w wyspecjalizowanym podmiocie zewnętrznym. Z uwagi na rosnącą liczbę tych dowodów, a co za tym idzie - także coraz droższy proces ich archiwizacji, spółka rozważa rezygnację z przechowywania dokumentów papierowych. Jej zamierzeniem jest archiwizowanie dokumentów wyłącznie w systemie w postaci obrazu elektronicznego.

I tak dokumenty otrzymane w formie papierowej po upływie miesiąca będą ponownie weryfikowane pod kątem ich zgodności z obrazem zapisanym na serwerze. Jeżeli wystąpi zgodność obu form, dokument papierowy zostanie zniszczony.

Każdy dokument otrzymuje numer ID umożliwiający jego identyfikację i łatwe odszukanie danych go dotyczących jak też obrazu w postaci skanu. Dokumenty te będą opisane i indeksowane w systemie ERP za pomocą numeru ID, numeru faktury, daty wystawienia, terminu płatności, danych kontrahenta oraz wartości netto i brutto - w celu ich sprawnego wyszukiwania.

Oprogramowanie do skanowania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej jest powiązane z systemem używanym przez Spółkę, dzięki czemu odszukanie informacji dotyczących poszczególnych dokumentów oraz odtworzenie ich obrazu będzie możliwe w każdej chwili. Możliwe będzie także wydrukowanie skanów dokumentów.

Obrazy dokumentów będą przechowywane w sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (oznacza, że w dokumencie nie zmieniono żadnych danych) i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
• łatwe ich odszukanie;
• bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.

Tak samo będą ewidencjonowane i przechowywane dokumenty otrzymane drogą elektroniczną. Dokumentacja taka będzie przez spółkę przechowywana w opisany sposób do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W związku z powyższym spółka zadała pytanie, czy w przypadku przechowywania dokumentów jedynie w wersji elektronicznej w opisanej wyżej procedurze, wynikające z nich wydatki będą mogły być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. \

Ponadto, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 updop, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:
• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty),
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie został wymieniony w art. 16 updop.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 updop, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.