eGospodarka.pl

eGospodarka.plPodatkiPorady podatkowe › Skany faktur jako dokumenty potwierdzające koszty podatkowe

Skany faktur jako dokumenty potwierdzające koszty podatkowe

2021-05-12 12:30

Skany faktur jako dokumenty potwierdzające koszty podatkowe

Digitalizacja dokumentów potwierdzających poniesione koszty © apops - Fotolia.com

Fiskus bardzo chętnie udziela odpowiedzi poprzez interpretacje podatkowe na pytanie, czy zeskanowana faktura daje prawo do odliczenia podatku VAT, nawet gdy po tej czynności oryginał papierowy zostanie zniszczony. Unika zaś odpowiedzi, czy taki sam skan może dokumentować koszty w podatku dochodowym. Dlatego też ta kwestia stała się przedmiotem interpelacji poselskiej nr 21954.

Przeczytaj także: Elektroniczna archiwizacja dokumentów a koszty uzyskania przychodu

Zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów.

Sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów Magdalena Rzeczkowska, w odpowiedzi z dnia 4 maja 2021 r. na wskazaną interpelację poselską w pierwszej kolejności wskazała, że zgodnie z ustawą o CIT postawą rozliczania kosztów podatkowych są stosowne dokumenty umożliwiające obiektywną ocenę, że okoliczności dotyczą powstania danego wydatku faktycznie miały miejsce. Przepisy te jednak nie określają, w jaki sposób zdarzenia gospodarcze powinny być dokumentowane, jak też w jaki sposób archiwizować dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów.

Zgodnie jednak z przepisami Ordynacji podatkowej (art. 86) podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych są obowiązani do przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływ okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Samej oceny, które dokumenty są związane z prowadzeniem ksiąg podatkowych, nie dokonuje się przy tym na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, a odrębnych przepisów stanowiących o wymogach dokumentów wprowadzonych do ksiąg podatkowych jak i samych ksiąg (np. ustawa o rachunkowości, ustawy podatkowe prawa materialnego itd.).

Przepisy Ordynacji podatkowej jednakże w rozdziale 11 działu IV (postępowanie podatkowe) wprost wskazują, że dowody w sprawie podatkowej nie ograniczają się jedynie do dokumentów papierowych. Możliwa jest tutaj każda forma dokumentowania zdarzenia, pod warunkiem że odpowiada ona obowiązującym przepisom, w tym również spoza sfery prawa podatkowego.

fot. apops - Fotolia.com

Digitalizacja dokumentów potwierdzających poniesione koszty

W VAT fiskus nie robi problemów, aby podatnicy przechowywali faktury zakupu czy sprzedaży jedynie w formie zdigitalizowanej zaś ich papierowe oryginały niszczyli. A jak jest z dokumentowaniem kosztów w taki sposób? Resort finansów wskazał, że nie wynika to wprawdzie z przepisów ustaw o podatkach dochodowym, niemniej przepisy Ordynacji podatkowej oraz ustawy o rachunkowości jak najbardziej pozostawienie jedynie skanów faktur i zniszczenie wersji papierowych dopuszczają.


Zgodnie zaś z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT podatnicy są obwiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów.

Przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach zawiera natomiast ustawa o rachunkowości. Zgodnie z jej art. 6 ust. 1 w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Każdy wykazany w księgach rachunkowych wydatek powinien być udokumentowany odpowiednim dowodem (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości), który powinien nadto być dowodem rzetelnym (art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości zezwala natomiast danej jednostce (z pewnymi wyjątkami) przenieść treść dowodów księgowych na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość tych dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Decydując się na takie rozwiązanie kierownik jednostki w dokumentacji przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości powinien określić m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych. Zatem, jeżeli jednostka skorzysta z możliwości przechowywania określonych dowodów księgowych w sposób, o którym mowa w ww. art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wówczas może zrezygnować z przechowywania ich pierwotnych form papierowych.

Konkludując „(…) dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można zatem przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza konieczności automatycznego wyłączenia tego wydatku z kosztów uzyskania przychodów.(…)” - czytamy w odpowiedzi na interpelację.

Przeczytaj także


Skomentuj artykuł Opcja dostępna dla zalogowanych użytkowników - ZALOGUJ SIĘ / ZAREJESTRUJ SIĘ

Komentarze (0)

DODAJ SWÓJ KOMENTARZ

Eksperci egospodarka.pl

1 1 1

Wpisz nazwę miasta, dla którego chcesz znaleźć urząd skarbowy lub izbę skarbową.

Wzory dokumentów

Bezpłatne wzory dokumentów i formularzy.
Wyszukaj i pobierz za darmo: