Skany faktur jako dokumenty potwierdzające koszty podatkowe

Przeczytaj także: Elektroniczna archiwizacja dokumentów a koszty uzyskania przychodu

Sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów Magdalena Rzeczkowska, w odpowiedzi z dnia 4 maja 2021 r. na wskazaną interpelację poselską w pierwszej kolejności wskazała, że zgodnie z ustawą o CIT postawą rozliczania kosztów podatkowych są stosowne dokumenty umożliwiające obiektywną ocenę, że okoliczności dotyczą powstania danego wydatku faktycznie miały miejsce. Przepisy te jednak nie określają, w jaki sposób zdarzenia gospodarcze powinny być dokumentowane, jak też w jaki sposób archiwizować dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów.

Zgodnie jednak z przepisami Ordynacji podatkowej (art. 86) podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych są obowiązani do przechowywania ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływ okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Samej oceny, które dokumenty są związane z prowadzeniem ksiąg podatkowych, nie dokonuje się przy tym na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, a odrębnych przepisów stanowiących o wymogach dokumentów wprowadzonych do ksiąg podatkowych jak i samych ksiąg (np. ustawa o rachunkowości, ustawy podatkowe prawa materialnego itd.).

Przepisy Ordynacji podatkowej jednakże w rozdziale 11 działu IV (postępowanie podatkowe) wprost wskazują, że dowody w sprawie podatkowej nie ograniczają się jedynie do dokumentów papierowych. Możliwa jest tutaj każda forma dokumentowania zdarzenia, pod warunkiem że odpowiada ona obowiązującym przepisom, w tym również spoza sfery prawa podatkowego.

Zgodnie zaś z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT podatnicy są obwiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów.

Przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach zawiera natomiast ustawa o rachunkowości. Zgodnie z jej art. 6 ust. 1 w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Każdy wykazany w księgach rachunkowych wydatek powinien być udokumentowany odpowiednim dowodem (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości), który powinien nadto być dowodem rzetelnym (art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości zezwala natomiast danej jednostce (z pewnymi wyjątkami) przenieść treść dowodów księgowych na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość tych dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Decydując się na takie rozwiązanie kierownik jednostki w dokumentacji przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości powinien określić m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych. Zatem, jeżeli jednostka skorzysta z możliwości przechowywania określonych dowodów księgowych w sposób, o którym mowa w ww. art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wówczas może zrezygnować z przechowywania ich pierwotnych form papierowych.

Konkludując „(…) dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można zatem przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza konieczności automatycznego wyłączenia tego wydatku z kosztów uzyskania przychodów.(…)” - czytamy w odpowiedzi na interpelację.