Kiedy wynajem mieszkania jest kosztem podatkowym firmy?

Przeczytaj także: Wynajem mieszkania w kosztach podatkowych firmy

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na doradztwie w zakresie prowadzenia firm (PKD 70.22.Z). Siedziba firmy mieści się w miejscowości jego zamieszkania. Z uwagi na specyfikę działalności musi on pracować w miejscowościach, gdzie znajdują się siedziby firm klientów. Zainteresowany podjął stałą współpracę z klientem, którego siedziba jest oddalona o ok. 220 km (w linii prostej) od miejsca jego zamieszkania.

W celu świadczenia usług na rzecz tego klienta wnioskodawca musiał wynająć mieszkanie w miejscowości siedziby klienta. Rozwiązanie to pozwala zaoszczędzić mu czas i pieniądze w stosunku do częstych dojazdów czy też mieszkania w hotelu. Zawarcie umowy najmu nastąpiło na piśmie, a czynsz jest płatny przelewami bankowymi. Wnioskodawca zadał pytanie, czy najem mieszkania może zaliczać w prowadzonej działalności do kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, zatem przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie albo zachowanie źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. Gajus - Fotolia.com

Wynajmowane mieszkanie wrzucisz w koszty firmy

Czy przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na mieszkanie, w którym mieszka podczas wykonywania pracy u kontrahenta? Nie ma ku temu przeciwwskazań, o ile jest to ekonomicznie i racjonalnie uzasadnione oraz zostanie prawidłowo udokumentowane. Wydatek taki bowiem spełnia ogólną definicję kosztu.

W takim ujęciu kosztami tymi będą zarówno wydatki pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:
• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.

Do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej spełniających powyższe kryteria nie można jednak zaliczyć wydatków osobistych osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

Podkreślenia wymaga, że o tym co jest celowe i potrzebne, czyli racjonalnie uzasadnione w prowadzonej działalności decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa zatem obowiązek wykazania, że dany wydatek spełnia ustawowe kryteria uznania go za koszt uzyskania przychodu, tj. w szczególności obowiązek wykazania związku kosztów z działalnością gospodarczą, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.(…)

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że do wydatków na wynajem mieszkania dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej znajdują zastosowanie postanowienia art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Skoro zatem – jak wykazano we wniosku – w niniejszej sprawie wynajęcie mieszkania jest niezbędne do uzyskiwania przychodu z działalności, to wydatki z tytułu najmu mieszkania spełniają kryterium celowości, o którym mowa w tym przepisie. W związku z czym mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Należy jednak zwrócić uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Zaznaczyć bowiem należy, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela przedmiotowego mieszkania, stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez niego wydatków z tytułu wynajmu tego mieszkania.

Niezbędnym jest bowiem posiadanie dowodów, świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której Wnioskodawca wynajął mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Reasumując stwierdzić należy, że jeżeli poniesione wydatki spełniają wszystkie wymienione powyżej warunki, to mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej. Przy tym, obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów) obciąża Wnioskodawcę.(…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów