Ewidencja zakupionych towarów w PKPiR

Jak wynika z opisu do załącznika rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w kolumnie 10 PKPiR wpisuje się zakup materiałów i towarów handlowych wg cen zakupów.

§ 3 tego rozporządzenia natomiast wskazuje, że jako towary należy rozumieć towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki. Przepis ten także doprecyzowuje wyżej wymienione pojęcia. I tak:

• towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,
• materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,
• materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,
• wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane,
• produkcją niezakończoną jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem,
• brakami są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość,
• odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Zasady ewidencjonowania towarów zostały natomiast określone w § 16 i § 17 rozporządzenia. Zgodnie z tymi przepisami zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Otrzymanie tych materiałów i towarów musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Zapisów w księdze dokonuje się na podstawie otrzymanych wraz z towarami dokumentów, czyli z reguły faktur VAT.

Jeżeli natomiast towary lub materiały zostają dostarczone przed otrzymaniem faktury – zapisu w księdze dokonuje się na podstawie sporządzonego szczegółowego opisu otrzymanego materiału lub towaru. Opis ten powinien zawierać co najmniej: imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego). Opis musi być potwierdzony w sposób określony wyżej oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury. Jeżeli zakup jest udokumentowany specyfikacją dostawcy, która spełnia wymogi określone dla podanego wyżej opisu – może ona ten opis zastąpić.