Dokumentowanie zakupów online w podatku dochodowym

Przeczytaj także: Samochód używany jako towar handlowy w księdze podatkowej

Taki sprzedawca bowiem nie wystawi nabywcy rachunku czy faktury. Często (z uwagi na rodzaj transakcji, a więc zawieranej za pośrednictwem aukcji internetowej na odległość) jest niechętny do sporządzenia samej umowy kupna sprzedaży. Zaś zdaniem organów podatkowych brak takiej dokumentacji skutkuje niezaliczeniem poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje, że dokonane zakupy winny być co do zasady dokumentowane fakturą lub rachunkiem. W określonych przypadkach mogą to być także inne dowody, które stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Takie inne dowody muszą jednakże zawierać co najemniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Do kategorii takich innych dowodów można zaliczyć m.in. umowę kupna sprzedaży. Niestety zdobycie tego dokumentu w przypadku transakcji zawartych w internecie nie zawsze jest możliwe. Sprzedawca niebędący przedsiębiorcą bowiem niechętnie potwierdza zawarte na odległość umowy sprzedaży dokumentem pisemnym opatrzonym podpisami obu stron transakcji. W związku z tym kupujący starają się tutaj gromadzić inne dowody potwierdzające rzeczywisty przebieg transakcji, czyli chociażby dowody zapłaty należności za nabyte towary czy pobierane ze strony internetowej serwisu aukcyjnego wydruki potwierdzające złożenie zamówienia na określony towar i przyjęcia zamówienia przez sprzedającego.

Czy dokumentacja taka jest wystarczająca do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu? Niestety zdaniem organów podatkowych nie.

W ich ocenie bowiem wprawdzie wymienione wyżej dokumenty potwierdzają zawarcie transakcji, niemniej nie zawierają podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych.

W efekcie dokumenty te nie odpowiadają wymaganiom określonym w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a więc nie stanowią dowodu będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 09.12.2011 r. nr IBPBI/1/415-965/11/BK wskazał, że wydruki z internetowych serwisów aukcyjnych, które potwierdzają zawarcie transakcji, ale nie zawierają podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych (czyli sprzedawcy i kupującego), nie odpowiada wymaganiom określonym w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi i nie mogą stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Za podpis nie można bowiem uznać autoryzacji dokonywanej przez strony transakcji za pomocą haseł i loginów.W związku z powyższym na podstawie wydruków aukcyjnych informujących o wygranej aukcji nawet uzupełnionych o potwierdzenia dokonania przelewów bankowych na konta sprzedawców, nie można dokonać ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, bowiem taki dokument nie będzie zawierał wszystkich elementów zawartych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, czyli podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej.

Fiskus dokonując literalnej wykładni przepisów podchodzi bardzo rygorystycznie do prawidłowego udokumentowania kosztów. Podejście to wydaje się jednak nie przystawać do obecnych realiów prowadzenia działalności gospodarczej, w której to zakup towarów przez internet jest zjawiskiem powszechnym i bardzo popularnym. Nadto transakcję taką bardzo łatwo zweryfikować pod względem tego, czy doszła ona do skutku czy tez jest fikcyjna.