Handel samochodami: części zamienne w KPiR

Przeczytaj także: Księga podatkowa: przekazanie na cele osobiste

Aby w ogóle jakiś wydatek ująć w księdze, musi on stanowić koszt uzyskania przychodu w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Księga podatkowa przewiduje bowiem miejsce przede wszystkim na takie zdarzenia gospodarcze, które wpływają na wysokość dochodu przedsiębiorcy. Oczywiście można w niej wpisywać także i te, które kosztami nie są (wpisując je w ostatniej kolumnie księgi „Uwagi”, która to nie wpływa na wysokość przychodów i kosztów, a w której odnotowuje się ewentualne wyjaśnienia dla danego zdarzenia), lecz zapisy takie są zbędne i mało kto je stosuje.

Aby z kolei wydatek mógł być zaliczony do podatkowych kosztów uzyskania przychodu, musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy). W naszym przypadku części samochodowe służą do naprawy samochodów stanowiących towary handlowe. Zakupy te pozostają zatem w związku z przychodami prowadzonej działalności gospodarczej. Nie znalazły się także w katalogu wyłączeń z kosztów podatkowych, a co za tym idzie – mogą do nich być zaliczone.

Co się zaś tyczy ujmowania takich zakupów w księdze podatkowej, zawiera ona kilka kolumn, w których należy wpisywać ponoszone koszty. Są to: kolumna 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”, kolumna 11 „Koszty uboczne zakupu”, kolumna 12 „Wynagrodzenia w gotówce i naturze” i kolumna 13 „Pozostałe wydatki”.

§3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów mówi z kolei, że pod pojęciem towarów (ujmowanych, zgodnie z objaśnieniami do rozporządzenia w kolumnie 10 księgi) należy rozumieć towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki, przy czym materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałym zaś za materiały pomocnicze uważa się materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Kupowane części zamienne do samochodów stają się ich częścią składową. Te ostatnie są natomiast przeznaczone do dalszej odsprzedaży. Zgodnie z wyżej przytoczonymi definicjami zamienne części samochodowe zaliczają się tutaj do materiałów, a co za tym idzie, prawidłowym jest ujmowanie takich wydatków w kolumnie 10 księgi podatkowej.

Inaczej byłoby w przypadku samochodów użytkowanych w prowadzonej działalności gospodarczej (np. będących środkami trwałymi). Tutaj wydatki na remonty (w tym m.in. na zakup części zamiennych) winny być ujęte w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki”.