Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest urządzeniem księgowym przewidzianym tylko i wyłącznie dla celów podatku dochodowego. Podatnicy wykazują w niej koszty i przychody związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

PKPiR jest podstawową ewidencją księgową dla podatników rozliczających się z podatku dochodowego opodatkowanego na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej lub podatku liniowego. Dokonywane w niej zapisy powinny pozwolić na ustalenie uzyskanych przychodów z prowadzonej działalności jak i wysokość ponoszonych kosztów, na podstawie których podatnik będzie mógł ustalić dochód lub stratę, podstawę opodatkowania i wysokość podatku należnego za dany rok podatkowy.

To, kto musi powyższą ewidencję zaprowadzić, zostało określone w art. 24a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000 r. nr 14 poz. 176 z późn. zm.). Przepis ten wskazuje, że PKPiR muszą zaprowadzić osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które wykonują działalność gospodarczą. To urządzenie księgowe ponadto muszą zaprowadzić osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów, prowadzących działy specjalne produkcji rolnej (jeżeli zgłosiły one zamiar prowadzenia tej ewidencji), duchownych którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Powyższe podmioty prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, gdy ich przychody za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły równowartości 800 000 euro w przeliczeniu na złote polskie wg średniego kursu NBP obowiązującego w dniu 30 września roku poprzedzającego dany rok podatkowy. Jeżeli w danym roku obrót taki podatnik przekroczy, od następnego musi zaprowadzić księgi handlowe (np. w 2008 r. muszą zaprowadzić je podatnicy, których obrót w roku 2007 przekroczył 3 022 000 zł – kurs euro w dniu 30 września 2007 r. wyniósł 3,7775 zł).

Nie wszyscy muszą księgę prowadzić

We wskazanym wyżej art. 24a ustawy o PIT ustawodawca wskazał także, kto PKPiR prowadzić nie musi. Są to osoby, które opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych, wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym, wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim lub dokonują sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności.

Szczegółowe zasady w zakresie prowadzenia tego urządzenia księgowego znalazły się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475). Także tutaj ustawodawca wskazał przypadki, kiedy podatnik księgi przychodów i rozchodów prowadzić nie musi. Otóż w § 7 rozporządzenia wskazano, że w przypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, do których zalicza się m.in. rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności czy wiek i stan zdrowia, naczelnik urzędu skarbowego na wniosek podatnika może go zwolnić od obowiązku prowadzenia księgi.