Dany wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile spełnia warunki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten wskazuje, iż wydatek taki musi zostać poniesiony w związku z osiągnięciem przychodu lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów oraz nie może znajdować się w katalogu wydatków, które kosztów uzyskania przychodów nie stanowią (zwarte one zostały w art. 23 ustawy).

Niewątpliwie wydatek związany zakupem towarów powyższe warunki spełnia. Podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ujmuje go w tej ewidencji zgodnie z § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, który wskazuje iż zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (chyba że księgę prowadzi biuro rachunkowe, wtedy termin ten jest inny).

W przypadku przekazania części takich towarów na potrzeby osobiste podatnika, przestają one spełniać definicję kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tracą cechę poniesienia w celu uzyskania przychodu). Należy zatem skorygować zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w zakresie towarów przekazanych na cele osobiste podatnika poprzez ich wyksięgowanie z księgi ze znakiem minus lub na czerwono.

Operacji takiej należy dokonać na podstawie odpowiedniego dowodu księgowego. W przypadku podatników VAT (gdy od zakupu tego przysługiwało podatnikowi prawo do odliczenia podatku VAT) jest nim faktura wewnętrzna. Wynika to z art. 106 ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten wskazuje, iż w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 (czyli m.in. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika, jeżeli przysługiwało mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności w całości lub w części) i art. 8 ust. 2, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz importu usług wystawiane są faktury wewnętrzne.

Przypomnijmy, że art. 7 ust. 2 ustawy o VAT traktuje przekazanie towarów na potrzeby osobiste podatnika na równi z dostawą towarów, a co za tym idzie, od czynności tej należy naliczyć podatek VAT. W PKPiR korekty dokonujemy w wartości netto (podobnie jak wcześniej wydatek na nabycie tych towarów także został uznany za koszt uzyskania przychodu w wartości netto).

W innych przypadkach dowodem takim jest polecenie księgowania. Warto w tym miejscu wspomnieć, iż dokument ten powinien zawierać elementy określone w §12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR, tj: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Dowód taki powinien zostać oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie go z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Tutaj korekty dokonujemy w wartości brutto (przy zakupie bowiem podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, zatem wydatek ten został ujęty w PKPiR w kwocie brutto).