Rozważmy następującą sytuację: Pracodawca rozwiązał umowę z pracownikiem. Z tego tytułu wypłacił mu ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Była to jedyna należność wypłacona temu pracownikowi w danym miesiącu. Czy pracodawca powinien przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od tego ekwiwalentu uwzględnić jakiekolwiek koszty uzyskania przychodu?

Obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wynika z art. 171 §1 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent taki nie jest wypłacany jedynie w sytuacji, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą (art. 171 §3 kodeksu pracy). Zasady ustalania tego ekwiwalentu zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 08 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

W myśl przepisów podatkowych ekwiwalent taki stanowi przychód podatnika ze stosunku pracy. Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jest tak nawet w sytuacji, gdy ekwiwalent ten jest wypłacany już po zakończeniu stosunku pracy. Z kolei prawo do stosowania zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów jest uzależnione jedynie od tego, aby dotyczyły one przychodów uzyskanych z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy bądź pracy nakładczej (art. 22 ust. 2 ustawy). Ustawodawca nie wspomina w tym miejscu nic o tym, iż przychody te muszą być otrzymane podczas trwania stosunku pracy.

Reasumując, ponieważ wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop zalicza się do przychodów ze stosunku pracy, przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy pracodawca powinien uwzględnić zryczałtowane koszty uzyskania przychodów bez względu na to, czy został on wypłacony podczas trwania stosunku pracy czy też po jego zakończeniu.