Wyżywienie pracownika w podróży służbowej

Przeczytaj także: Wyżywienie pracownika w podróży służbowej z podatkiem dochodowym

Skąd wiadomo, ile pracownikowi „się należy” za wyżywienie w podróży służbowej? Mamy tutaj rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167) regulujące te kwestie. Należy jednak pamiętać, że dotyczy ono przede wszystkim pracowników sfery budżetowej (jak sama nazwa zresztą wskazuje).

Pracodawcy „prywatni” natomiast warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określają w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia tych aktów wewnątrzzakładowych nie mogą być jednak gorsze, aniżeli przepisy wskazanego wyżej rozporządzenia.

Nadto jeżeli pracodawca nie określi w aktach prawa wewnątrzzakładowego tych kwestii, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej wynikające z rozporządzenia. W większości małych firm stosowane jest właśnie to rozwiązanie, czyli przyjęcie należności „ustawowych”.

Zdarza się jednak, że pracodawca postanowi pokrywać koszty wyżywienia faktycznie ponoszone przez pracowników w trakcie podróży służbowej. Wartość takich posiłków natomiast z reguły jest wyższa, aniżeli ustawowa dieta (która w krajowej podróży służbowej wynosi zaledwie 30 zł na dobę). Czy zapewnione pracownikowi w ten sposób wyżywienie może zostać zaliczone do kosztów podatkowych?

Wyżywienie pracownika jako koszty uzyskania przychodów

Ustawy o podatku dochodowym nad wyraz skromnie mówią o ujmowaniu w kosztach uzyskania przychodu wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników. Jedyny wyjątek stanowi przypadek używania przez pracowników prywatnych samochodów osobowych do odbycia podróży służbowej. Tutaj wydatki takie stanowią koszty podatkowe jedynie w ramach limitu tzw. kilometrówki.

Przy pozostałych wydatkach związanych z podróżami służbowymi (w tym na wyżywienie) nie ma żadnych wyłączeń jak też ograniczeń co do rozpoznawania podatkowych kosztów uzyskania przychodu. Można zatem przyjąć, że te nie są limitowane i jeżeli tylko ich poniesienie jest uzasadnione, stanowią podatkowe koszty pracodawcy.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 21 sierpnia 2014 r., nr IPPB5/423-561/14-2/KS uznał, że „(...) W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Jeśli pracownik odbywa podróż służbową, która jest związana z osiągnięciem przychodu Spółki, dokonane wypłaty za czas tych podróży mogą zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z powołanym art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podsumowując, w oparciu o przywołane przepisy prawa i przedstawiony przez Wnioskodawcę opis zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że wydatki Spółki związane z podróżą służbową, tj. koszty wyżywienia w czasie podróży zwrócone pracownikowi, stanowią koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy.(...)

Podsumowując, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym wydatki związane z wyżywieniem pracownika podczas podróży służbowej będą w całości kosztem uzyskania przychodu, nawet jeśli koszty te będą wyższe niż przysługujące pracownikowi limity. Podobnie, wydatki poniesione w związku z przeprowadzeniem rozmowy handlowej przez pracownika firmy z klientem stanowią koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.(...)”

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 18.11.2015 r., nr IPPB6/4510-271/15-2/AG wskazał natomiast, że „(...) W odniesieniu do wydatków związanych z wyjazdami służbowymi pracowników należy podkreślić, że w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Nie ma również takiego zakazu czy ograniczenia w odniesieniu do kosztów zlecenia wykonywanego przez współpracownika zatrudnionego na podstawie umowy cywilnoprawnej.

(...) poniesione przez Wnioskodawcę wydatki związane z wysyłaniem pracowników w podróż służbową oraz koszty zlecenia wykonywanego przez współpracownika na podstawie umowy cywilnoprawnej, polegające na zapewnieniu świadczeń niezbędnych do wykonania powierzonych zadań, m.in. przewozu, wyżywiania i noclegów mają na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów Wnioskodawcy.(...)”

W związku z tym pracodawca rozpozna w kosztach podatkowych wydatki związane z wyżywieniem pracowników podczas podróży służbowych w pełnej wysokości nawet wówczas, gdy przekraczają one ustawowe limity diet.

Oczywiście nie można tutaj zapominać, że warunkiem zaliczenia każdego wydatku do kosztów jest jego właściwe udokumentowanie (np. fakturami czy rachunkami potwierdzającymi ich wysokość) Wydatki takie muszą być także racjonalne i ekonomicznie uzasadnione.

Przychód pracownika

Co do zasady otrzymywane świadczenia w podróży służbowej, do spełnienia których pracodawca jest obowiązany, są zwolnione u pracownika z podatku dochodowego. Jednakże o ile w przypadku rozpoznawania przez pracodawców z tego tytułu kosztów co do zasady limitów nie ma, tak przy zwolnieniach te już obowiązują.

Co powyższe oznacza? Jeżeli pracodawca postanowi, że jego pracownik będzie otrzymywał dietę krajową w wysokości nie 30 zł za dobę a np. 70 zł za dobę, nadwyżka ponad ustawowy limit (a więc tutaj 40 zł) będzie już opodatkowana.

A jak jest z ponoszeniem faktycznych kosztów wyżywienia? Dodajmy, że wspomniane na wstępie rozporządzenie mówi wprost, iż pracodawca może zapewnić swojemu pracownikowi bezpłatne wyżywienie. Wówczas nie wypłaca mu diety.

Pomiędzy fiskusem a podatnikami trwała długa batalia w tym właśnie zakresie. Otóż urzędnicy uważali, że pokrycie faktycznych wydatków na wyżywienie pracowników w podróży służbowej korzysta wprawdzie ze zwolnienia od podatku po stronie tych ostatnich, ale tylko do wysokości przysługującej im diety. Nadwyżka ponad nią powinna być opodatkowana. Podatnicy uważali natomiast, że zwolnienie obejmuje pełną wartość wyżywienia. Niestety spór ten wygrał fiskus.