Rozpatrzmy następującą sytuację: Firma postanowiła zadbać o wygląd miejsca otaczającego jej biurowiec. W tym celu poniosła znaczne wydatki na prace ogrodnicze oraz zakup niezbędnych materiałów. Do wykonywanych prac należało: wyrównanie terenu, karczowanie samosiejek, założenie trawnika i żywopłotu, posadzenie drzew i krzewów. Na materiały składały się natomiast m.in.: kora, kamień, trwa, włóknina, sadzonki drzew i krzewów, nawóz. Łączny koszt zagospodarowania terenu wyniósł 56 000 zł netto. Jak wydatek ten rozliczyć podatkowo?

Przypomnijmy, iż aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, z jednej strony musi służyć osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, a z drugiej nie może znaleźć się w katalogu wyłączeń z takich kosztów, określonego przez ustawodawcę.

Wydatki na zagospodarowanie i pielęgnację terenów zielonych wokół biurowców tudzież siedzib firm mają co do zasady na celu utrzymania stanu technicznego i estetycznego terenu. Nadmieńmy przy tym, iż obowiązkiem właściciela jest dbanie o wygląd swojej posesji. Co prawda nie wpływają one bezpośrednio na wysokość uzyskiwanych przychodów, ale pośrednio już tak. Tym samym spełniają one pierwszą część warunku zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.

W art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ustawodawca wskazał jednak, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji (w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych). Rodzi się tutaj zatem pytanie, czy czasem wykonane prace nie mieszczą się w pojęciu reprezentacji?

Niestety ustawy o podatkach dochodowych nie definiują tego pojęcia. Należy się zatem odwołać tutaj do jego wykładni językowej. Przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007). Wydatki na reprezentację to wydatki, które odbiegają od norm zwyczajowo przyjętych w danej branży czy okolicy.

Jeżeli zatem wydatki na zagospodarowanie terenu nie odbiegają od zwyczajowo przyjętych oraz nie świadczą o okazałości czy wystawności firmy, trudno zaliczyć je do reprezentacji. Z reguły takimi sytuacjami mamy do czynienia. Ich celem jest co do zasady bowiem zachowanie estetycznego wyglądu posesji.

Tym samym, poniesione wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należą one do kosztów pośrednio związanych z przychodami, w związku z czym są potrącalne w dacie ich poniesienia.

Wydatków tych (mimo ich znacznej wartości) nie należy zaliczać do wartości początkowej budynku, wokół którego zostały wykonane prace polegające na zagospodarowaniu terenu.