Rozmowy telefoniczne pracowników a podatek od firmy

Przeczytaj także: Zagraniczny VAT od sprzedaży jest przychodem podatkowym?

Czy zwrot wydatków stanowi przychód?
W pierwszej kolejności należy stwierdzić, że za przychód z podatkowego punktu widzenia należy uznać w szczególności otrzymane pieniądze i wartości pieniężne. Wynika to z art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, zgodne z którym przychodami, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4 oraz art. 14, są w szczególności otrzymane pieniądze, wartości pieniężne, w tym również różnice kursowe.

Jak więc z powyższego wynika, katalog przychodów w rozumieniu ustawy o CIT jest bardzo szeroki i obejmuje też - co do zasady zwrot wydatków - o których mowa pytaniu.

Wyjątek od zasady!
Należy jednak zwrócić uwagę na brzmienie art. 12 ust. 6b ustawy o CIT, zgodnie z którym nie uznaje się za przychody podatkowe zwróconych innych wydatków niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z tym przepisem zwrócone wydatki na rozmowy telefoniczne pracowników będą stanowiły przychód podatkowy dla spółki, pod warunkiem że wydatki te zaliczyła wcześniej do kosztów podatkowych.

Czy z tytułu udostępniania telefonów służbowych, za opłatą dla potrzeb prywatnych pracowników firma wykonuje usługę opodatkowaną VAT?
Ustawa o VAT wprowadza bardzo szeroki zakres pojęcia "usługa", określając (art. 8 ust. 1 ustawy o VAT), że przez świadczenie usług, należy rozumieć każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów, w tym również:

1. przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;
2. zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;
3. świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Jak wynika z przedstawionych w przykładzie informacji, pracownicy korzystający z telefonów służbowych na potrzeby prywatne obciążani są kosztami tych rozmów przez spółkę. Należy więc uznać, że w opisywanym stanie faktycznym istnieje element odpłatności. Z drugiej strony udostępnienie pracownikom telefonu służbowego do celów niezwiązanych z wykonywaną pracą należy uznać za odpłatne świadczenie usług na rzecz pracownika (art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT).

Czy należy wystawiać fakturę VAT?
Skoro udostępniając odpłatnie telefony służbowe na potrzeby pracowników, firma świadczy na ich rzecz usługę w rozumieniu VAT, należy jeszcze ustalić, czy usługę tę powinna udokumentować wystawianą fakturą.

I tak, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (art. 106 ust. 1 ustawy o VAT). Niemniej jednak w ustawie o VAT istnieje również regulacja szczególna w stosunku do podanego przepisu, zgodnie z którą (art. 106 ust. 4 ustawy o VAT) nakazu dokumentowania czynności opodatkowanych fakturami VAT nie stosuje się w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, chyba że o to poproszą. Na firmie nie spoczywa więc obowiązek dokumentowania tych usług fakturami VAT, chyba że pracownicy zwrócą się o jej wystawienie.

Jak zaewidencjonować koszty prywatnych rozmów telefonicznych pracowników?
Koszty rozmów telefonicznych, zarówno służbowych, jak i prywatnych, z telefonów firmy ewidencjonuje się w księgach rachunkowych na podstawie faktury otrzymanej od operatora usług telekomunikacyjnych. Obciążają one koszty działalności operacyjnej.

Często jednak firmy, w ramach przyjętych zasad, rozliczają pracowników za rozmowy prywatne na podstawie billingów telefonicznych. Zwrot przez pracownika kosztów takich rozmów należy ująć na koncie pozostałych przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 UoR). Operację taką dokumentuje się fakturą VAT, ponieważ jest to odsprzedaż usług. Stawka VAT na fakturze wystawianej dla pracownika powinna być taka sama jak na fakturze pierwotnej.

Ewidencja księgowa może przebiegać następująco:

1. Otrzymana faktura za usługi telekomunikacyjne:
   Wn Rozliczenia zakupu - wartość netto
   Wn VAT naliczony - kwota VAT
   Ma Rozrachunki z dostawcami - wartość brutto.
2. Rozliczenia kosztu usługi telekomunikacyjnej
   Wn Usługi obce
   Ma Rozliczenia zakupu
3. Faktura dla pracownika za rozmowy prywatne:
   Wn Pozostałe rozrachunki z pracownikami - wartość brutto,
   Ma "VAT należny" - kwota VAT,
   Ma "Pozostałe przychody operacyjne".

Uregulowanie przez pracownika należności może się odbyć poprzez wpłatę do kasy lub na rachunek bankowy firmy, lub też przez potrącenie należnej kwoty przy najbliższej wypłacie (najczęściej wybierany sposób).


Miesięcznik Koszty w Firmie. W jednej publikacji znajdziesz rozwiązania dotyczące rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin: podatków dochodowych, VAT, ustawy o rachunkowości.