Inwentaryzacja w firmie: outsourcing oszczędza czas i pieniądze?

Przeczytaj także: Księgi rachunkowe: inwentaryzacja roczna

Czym jest outsourcing?

Termin outsourcing został po raz pierwszy użyty w 1979 r. w odniesieniu do zakupu przez Brytyjczyków niemieckich projektów samochodów. Jest to skrót od angielskiego zwrotu outside-resource-using, który można przetłumaczyć jako użycie zasobów zewnętrznych. Model biznesowy oparty na wydzielaniu niektórych funkcji i przekazywaniu ich do wykonania innym podmiotom został jednak stworzony o wiele wcześniej. Już Henry Ford doceniał jego wagę, mówiąc: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.

Obecnie ciężko wskazać branże, które nie korzystałaby z tego typu rozwiązań, zwłaszcza w przypadku tak specjalistycznych dziedzin jak informatyka, logistyka, szkolenia, rachunkowość czy inwentaryzacja.

Inwentaryzacja z zewnątrz?

Idea outsourcingu inwentaryzacyjnego narodziła się w latach 50. XX wieku w USA. Wcześniej przedsiębiorstwa przeprowadzały remanent we własnym zakresie, często wykorzystując do tego nieodpowiednio wykwalifikowany personel. Brak fachowej kadry dawał się we znaki coraz większej liczbie przedsiębiorców, w efekcie czego narodziła się potrzeba zlecenia tych działań wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym.

Przedsiębiorcy traktują inwentaryzację przeważnie jako utrudniający życie obowiązek, z którym wiąże się konieczność poświęcenia dodatkowego nakładu czasu, pracy i pieniędzy. Profesjonalnie przeprowadzona inwentaryzacja przynosi firmie wiele korzyści oraz umożliwia wyciągnięcie wniosków, które wpłyną na efektywniejsze zarządzanie majątkiem firmy.

- Przygotowanie i przeprowadzenie całego procesu inwentaryzacji nie jest specjalnie trudne, wymaga jednak czasu i stanowi dodatkowe zajęcia dla służb finansowo-księgowych oraz technicznych– tłumaczy Marta Cyganik, Dyrektor Działu Usług Księgowych Baker Tilly Poland we Wrocławiu.

-Do jego wykonania można zatrudnić zewnętrzną firmę. Rzetelny partner przeprowadzi taki proces szybko i sprawnie. Dodatkową zaletą takiego rozwiązania jest lista rekomendowanych zmian dookreślająca obszary, w których występuje możliwość zwiększenia efektywności zarządzania składnikami majątku lub też zwiększone ryzyko występowania nieprawidłowości - dodaje.

Nie taki diabeł straszny?

Zgodnie z ustawowymi wymogami majątek trwały, zapasy, środki pieniężne powinny być inwentaryzowany raz na cztery lata. Osobą odpowiedzialną za wprowadzenie zasad inwentaryzacji, przygotowanie instrukcji i przeprowadzenie całego procesu jest kierownik jednostki (czyli osoba lub organ jedno- lub wieloosobowy (zarząd), który - zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności - uprawniona jest do zarządzania jednostką). Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku z p. zm. nie określa jednak, z czego dokładnie powinna składać się instrukcja. By spełniała swoje zadanie powinna zawierać kilka zasadniczych elementów. Podstawowym elementem jest opis metody inwentaryzacji oraz szczegółowy harmonogram jej przeprowadzenia. Powinien on zawierać opis poszczególnych etapów i zadań, które należy wykonać, począwszy od zaplanowania inwentaryzacji poprzez jej przeprowadzenie, aż do rozliczenia. Kolejne etapy przygotowań do inwentaryzacji to opracowanie arkuszy spisowych, wybór metody przeprowadzenia inwentaryzacji dostosowanej do spisywanych składników aktywów i pasywów, przeprowadzenie inwentaryzacji i odpowiednie jej udokumentowanie.

Dla pracowników nie zajmujących się tym na co dzień procedury te mogą wydać się dość skomplikowane. Dlatego nierzadko zatrudnienie zewnętrznych podmiotów okazuje się bardziej efektywne. Zespół dokonujący inwentaryzacji to wykwalifikowani specjaliści, którzy zajmują się tylko inwentaryzacją i dysponują najlepszymi narzędziami. W czasie ich pracy pracownicy przedsiębiorstwa, w którym dokonywana jest inwentaryzacja, mogą skupić się na swojej właściwej pracy.

- Taki spis to czasem jedyna okazja, aby ocenić przydatność posiadanych składników majątku oraz zidentyfikować zbędne elementy. Pozwala również ujawnić funkcjonujące nieprawidłowości w obszarze zarządzania np. środkami trwałymi, daje możliwość rozpoznania słabości i wreszcie służy rozliczeniu osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony majątek – wyjaśnia Marta Cyganik. Argumenty te pokazują, że warto zastanowić się nad formą przeprowadzenia inwentaryzacji i zlecenia jej firmie zewnętrznej zanim powstanie obowiązek jej przeprowadzenia.