Jak wysłać e-Deklarację do urzędu skarbowego?

Przeczytaj także: Elektroniczne deklaracje i zeznania podatkowe w 2015 roku

Wypełnianie e-deklaracji

Po powyższych czynnościach możemy wreszcie przejść do wypełniania i wysyłania deklaracji elektronicznych. Warto tutaj dodać, że samą deklarację można wypełnić także wcześniej, niemniej bez złożonego pełnomocnictwa na formularzu UPL-1, jak też ważnego podpisu kwalifikowanego, wysłanie e-deklaracji w ten sposób podpisanej nie będzie możliwe.

Jak zatem wypełnić taką deklarację? Dostępne obecnie oprogramowanie księgowe z reguły posiada odpowiednie moduły do generowania oraz wysyłania takich deklaracji – czynności wykonywane przez użytkowników są tutaj zredukowane do niezbędnego minimum (jak chociażby zainicjowanie wygenerowania takiej deklaracji, samej wysyłki elektronicznej, wprowadzenie kodu PIN, czy akceptacja poszczególnych etapów wysyłki elektronicznej). Nie ma jednak obowiązku zaopatrywania się w nie, aby takie dokumenty sporządzać i wysyłać. Można bowiem skorzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, którymi są formularze deklaracji elektronicznych.

Do obsługi e-deklaracji wymagany jest program Adobe Reader w możliwie najnowszej wersji (resort finansów wskazuje, że winna to być co najmniej wersja 9.0.0. lub wyższa, zalecana polska). Należy także pobrać i zainstalować wtyczkę (plugin) do obsługi wysyłki e-deklaracji (można ją znaleźć . Po tej czynności w programie Adobe Reader winien pokazać się nowy pasek narzędzi związany z e-deklaracjami. Niekiedy trzeba go włączyć ręcznie. Gdzie go szukać? W prawym górnym roku w zakładce: Rozszerzone ->E-Deklaracje.


Po tych czynnościach nasz program Adobe Reader jest gotowy do wysyłania deklaracji w formie elektronicznej. Pozostało już tylko wypełnić samą deklarację, podpisać ją i wysłać.

Sporządzanie e-deklaracji

W celu sporządzenia e-deklaracji, w pierwszej kolejności należy pobrać odpowiedni formularz na dysk twardy komputera. Deklaracje elektroniczne znajdują się na ministerialnej stronie: . Można je także pobrać z naszego serwisu wzorów dokumentów (gdzie w nazwie formularza znajduje się informacja, czy mamy do czynienia z e-deklaracją).

Po zapisaniu deklaracji na dysku przechodzimy do jej wypełnienia. Deklaracja taka wygląda identycznie, jak formularz papierowy. Dla pól interaktywnych formularzy deklaracji i podań, a wypełnianych przez podatnika, opracowane zostały stosowne komunikaty oraz krótkie opisy w postaci wyświetlanych podpowiedzi - co jest przydatne przy sporządzaniu formularza. Wyłapywane też są niektóre błędy. Również część obliczeń wykonywanych jest automatycznie.

Po tej czynności pozostaje już tylko podpisanie i wysłanie elektronicznej deklaracji.

W tym celu w nowo dodanym pasku w programie Adobe Reader, a dotyczącym deklaracji elektronicznych, należy kliknąć przycisk „Podpisz i wyślij”. Czynność ta zainicjuje uruchomienie kreatora e-Deklaracji, w ramach którego możemy podpisać pobrany z wypełnionego formularza dokument XML, a następnie wysłać go do systemu e-Deklaracje.

Kreator jest intuicyjny i prowadzi krok po kroku przez poszczególne etapy takiej wysyłki (użytkownik przy tym wybiera tutaj, czy daną deklarację opatrzyć e-podpisem, czy też danymi autoryzującymi, a opisanymi wyżej – oczywiście jeżeli istnieje taka możliwość). Korzystając z e-podpisu konieczne będzie podanie kodu PIN użytej karty kryptograficznej i zatwierdzenie go przez naciśnięcie przycisku „Ok”. W przypadku danych autoryzujących system spyta się o wartość przychodu wykazanego w odpowiednim PIT rocznym.

UPO, czyli sprawdzanie statusu przetwarzania

Po udanym wysłaniu danych w formacie XML z wypełnionej deklaracji (podania), przypisany im zostaje unikalny numer referencyjny na podstawie którego możemy sprawdzić status wysłanego dokumentu. Należy bowiem pamiętać, że wysłanie dokumentu nie jest równoznaczne z jego złożeniem.

Po wysłaniu dokumentu pojawi się okno zawierające informację „Numer referencyjny wysłanego dokumentu” oraz „Skrót wysłanego dokumentu”. Dane te można zapisać do pliku tekstowego używając przycisku „Zapisz numer referencyjny i skrót wysłanego dokumentu do pliku tekstowego”.

Jeżeli weryfikacja przebiegnie pozytywnie (status „200” z komunikatem: „Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO”), możemy pobrać i wydrukować bądź też zapisać na dysku komputera Urzędowe Poświadczenie odbioru (UPO) świadczące o poprawnym złożeniu deklaracji.


Pozytywna weryfikacja danych w systemie e-Deklaracje spowoduje jednocześnie, iż aktywny stanie się przycisk „Pobierz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO)”, który umożliwi pobranie tego dokumentu (zostanie otwarte nowe okno przeglądarki internetowej z wpisanym w formularzu numerem referencyjnym dokumentu).

Jeżeli dokument będzie w trakcie przetwarzania, aktywny będzie przycisk „Sprawdź ponownie”.