Art. 152 Kodeksu pracy (dalej K.p.) mówi, że pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie może on się zrzec. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 K.p.). Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, przy czym co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 K.p.).

Pracodawca może jednak niekiedy odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego, o ile jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. W takiej sytuacji pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 K.p.).

Wśród takich wydatków znajdują się np. koszty wykupionych wycieczek, które pracownik zamierzał odbyć podczas urlopu, a z których z uwagi na odwołanie nie skorzystał, wydatki za niewykorzystany pobyt w hotelu, pensjonacie, domku, jeżeli nie został on pracownikowi zwrócony czy koszty podróży powrotnej z miejsca urlopu do siedziby firmy, jeżeli stanowią one dodatkowy wydatek, który pracownik musiał ponieść (np. dodatkowy bilet lotniczy). Wydatki te dokumentuje się przede wszystkim fakturami i biletami.

W praktyce powyższe pokrycie wydatków poniesionych przez pracownika polega na zwróceniu mu stosownych kwot na podstawie przedłożonych rachunków. Zwrot faktycznych i poniesionych wydatków mających bezpośredni związek z odwołanie pracownika z urlopu nie stanowi po jego stronie przychodu ze stosunku pracy. Pracodawca nie musi zatem od niego pobrać zaliczki na podatek dochodowy. Zwrot ten nie stanowi ponadto podstawy do wymiaru składek ZUS czy na ubezpieczenie zdrowotne.

Tak jest jednak jedynie do wysokości faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Może się jednak zdarzyć, że pracodawca wypłaci podwładnemu kwotę przekraczającą rzeczywiście poniesione przez pracownika wydatki mające bezpośredni związek z odwołaniem go z urlopu czy też wypłaci świadczenie pieniężne niepozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem podwładnego z urlopu (np. poniesione na zakup sprzętu czy też odzieży na zaplanowany urlop). W takiej sytuacji wypłacone kwoty należy zaliczyć do przychodu ze stosunku pracy i opodatkować.